Aufgabenverwaltung für kleine Teams: Asana und Trello mit Gratisgrenzen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Asana Personal ist für ein bis zwei Nutzer dauerhaft kostenlos, mit unbegrenzten Aufgaben und drei Ansichten. Asana-Preisseite
• Trello Free kostet nichts für bis zu zehn Mitarbeiter pro Arbeitsbereich, begrenzt aber auf zehn Boards. Trello-Preisseite

Was die Anbieter auf ihren Preisseiten angeben

Grundlage sind die Eigenangaben der Anbieter auf ihren Preisseiten.

Asana nennt Personal als dauerhaft kostenlosen Tarif für ein bis zwei Personen mit 0 US-Dollar. Enthalten sind unbegrenzte Aufgaben und Projekte, Listen-, Board- und Kalenderansicht sowie unbegrenzter Speicher bis 100 MB pro Datei. Asana-Preisseite

Trello nennt Free kostenlos für bis zu zehn Mitarbeiter pro Arbeitsbereich. Enthalten sind unbegrenzte Karten, höchstens zehn Boards, unbegrenzte Power-Ups pro Board, 10 MB pro Datei und 250 Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich und Monat. Trello-Preisseite

Die Begrenzungen unterscheiden sich: Asana begrenzt die Nutzerzahl, Trello die Boards pro Arbeitsbereich. Wer viele parallele Projekte führt, stößt bei Trello Free früher an eine Grenze.

Kostenlose Tarife und Bedingungen im Vergleich

Preise sind Eigenangaben der Anbieter in US-Dollar und können sich ändern.

Merkmal	Asana Personal	Trello Free
Preis	0 US-Dollar, dauerhaft kostenlos	0 US-Dollar
Nutzerbegrenzung	2 Nutzer	bis zu 10 Mitarbeiter pro Arbeitsbereich
Boardbegrenzung	keine genannt	bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich
Aufgaben	unbegrenzt	unbegrenzte Karten
Ansichten	Liste, Board, Kalender	Board, weitere ab Premium
Integrationen und Automatisierung	über 100 kostenlose Integrationen	250 Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich und Monat
Speicher	unbegrenzt, 100 MB pro Datei	unbegrenzt, 10 MB pro Datei

Bei Asana Personal liegt die Grenze bei zwei Nutzern, ein Betrieb mit fünf Beschäftigten lässt sich nicht abbilden. Trello Free erlaubt zehn Mitarbeiter, begrenzt aber die Boards.

Wann Asana für einen kleinen Betrieb passt

Asana Personal eignet sich für sehr kleine Einheiten, etwa einen Inhaber mit einer Assistenz. Beide legen unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte an. Liste, Board und Kalender sind in jedem Projekt verfügbar.

Praktisch sind die über 100 kostenlosen Integrationen für Personal, darunter Slack, Google Drive und Zoom. Wer mit Google Workspace oder Microsoft 365 arbeitet, reduziert doppelte Eingaben.

Die Zwei-Nutzer-Grenze bleibt ein Nachteil: Mit einer dritten Person reicht Personal nicht mehr. Starter kostet laut Asana 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich 13,49 US-Dollar. Enthalten sind Zeitleisten- und Gantt-Ansicht, Dashboard-Berichte, unbegrenzte Automatisierungen, Formulare, benutzerdefinierte Felder, kein Nutzer-Platzlimit und unbegrenzt kostenfreie Gäste. Asana-Preisseite

Wann Trello für einen kleinen Betrieb passt

Trello gehört wie Jira zu Atlassian und arbeitet mit Karten, die durch Listen wandern. Der kostenlose Tarif ist für Board-Arbeit gedacht; Fälligkeitsdaten und zugewiesene Personen sind enthalten. Trello-Preisseite

Für wiederkehrende Abläufe wie Auftragsannahme, Fertigung und Auslieferung genügt oft ein einziges Board. Wer wenige Arbeitsflächen braucht, bleibt dauerhaft im kostenlosen Tarif.

Die Board-Grenze von zehn pro Arbeitsbereich stört bei vielen parallelen Projekten. Trello nennt unbegrenzte Power-Ups pro Board, weist aber auf zusätzliche Abonnementgebühren der Partner hin. Trello-Preisseite

Board-Ansicht oder mehr: die Entscheidungsfrage

Reine Board-Arbeit reicht, wenn Aufgaben wenige Zustände durchlaufen und Termine oder Abhängigkeiten selten sind. Typisch sind kleine Werkstätten und Handwerksbetriebe mit überschaubaren Aufträgen.

Mehr Struktur ist nötig, wenn Projekte über Wochen laufen, Termine sich verschieben oder mehrere Personen parallel arbeiten. Asana bietet Kalender, Liste und Board schon im kostenlosen Personal-Tarif. Trello stellt Kalender-, Zeitleisten-, Tabellen-, Dashboard- und Kartenansicht erst ab Premium bereit. Trello-Preisseite

Bleibt der Großteil der Aufgaben innerhalb einer Woche fertig, genügt meist ein Board. Laufen Aufgaben über Wochenbegrenzungen hinaus, lohnt sich eine zweite Ansicht.

Beispielrechnung für fünf Nutzer (hypothetisch)

Ein Betrieb mit fünf Beschäftigten braucht eine gemeinsame Aufgabenverwaltung. Asana Personal scheidet wegen der Zwei-Nutzer-Grenze aus. Starter kostet 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Fünf Nutzer ergeben 54,95 US-Dollar pro Monat. Asana-Preisseite

Trello Free deckt fünf Mitarbeiter in einem Arbeitsbereich ab, sofern zehn Boards genügen, also 0 US-Dollar. Reichen die Boards nicht, nennt Trello für Standard 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (6 US-Dollar monatlich), für fünf Nutzer 25 US-Dollar. Hinzugefügte Nutzer gelten als gebührenpflichtige Teammitglieder. Trello-Preisseite

Die Rechnung ist vereinfacht und enthält keine Steuern, keine Umrechnung in Euro und keine Rabatte.

Häufige Fragen

Reicht Trello Free für ein Team mit zehn Mitarbeitern?

Laut Trello-Preisseite ja, wenn ein Arbeitsbereich genügt und zehn Boards ausreichen. Mehr Boards erfordern einen kostenpflichtigen Tarif.

Kann ich Asana Personal mit drei Nutzern einsetzen?

Der kostenlose Personal-Tarif ist auf zwei Nutzer begrenzt. Für eine dritte Person ist ein kostenpflichtiger Tarif nötig, etwa Starter ab 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Asana-Preisseite

Welche Fragen lassen sich mit den Preisseiten nicht klären?

Offen bleiben Euro-Preise, Steuern, Einrichtungszeit und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung in Deutschland. Ein Newsletter vom September 2014 dokumentiert einen damaligen Einzelfall: Medikwork investierte rund 3.200 Euro und benötigte sechs Monate sowie etwa 60 Stunden für Projektplanung und Prozessanalyse bei 15 Prozessschritten. Mittelstand-Digital-Newsletter zu Medikwork