Brauchen kleine Betriebe eine Digitalisierungsstrategie?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Digitalisierungsstrategie muss kein Hochglanzkonzept sein: drei Ziele, eine priorisierte Maßnahmenliste, Verantwortliche und ein Termin reichen.
• Der Umfang folgt dem Vorhaben: Eine klar abgegrenzte Einzelmaßnahme braucht ein kurzes Blatt Papier, das Zusammenspiel mehrerer Systeme und Teams ein gemeinsames Papier.
• Die Beratungsförderung des BAFA übernimmt einen Teil der Kosten für externe Begleitung, wenn Sie zuerst den Antrag stellen.

Ein Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitenden hat keine Stabsabteilung für Strategie. Eine schriftliche Entscheidungsgrundlage verhindert trotzdem, dass jede Software einzeln verhandelt wird.

Brauchen Sie überhaupt ein Strategiepapier?

Ja, mit angepasstem Umfang. Eine klar abgegrenzte Einzelmaßnahme wie eine digitale Zeiterfassung braucht nur ein kurzes Blatt: Ziel, Verantwortliche, Kostenrahmen, Prüftermin. Sobald mehrere Systeme, Abteilungen oder Personen betroffen sind, gehört alles in ein gemeinsames Papier, damit Schnittstellen und Zuständigkeiten nicht auseinanderlaufen.

Halten Sie Ziele, Maßnahmen und Zuständigkeiten in einem gemeinsamen Dokument fest.

Ziele und Maßnahmen priorisieren

Priorität verdient, was mehrere Probleme gleichzeitig löst. Eine digitale Zeiterfassung beseitigt Zettelwirtschaft, liefert Lohndaten und hilft bei der Auslastungsplanung.

Tragen Sie die Ziele in ein Blatt ein und ordnen Sie jede Maßnahme nach Aufwand und Wirkung. Vergeben Sie je Zeile eine verantwortliche Person.

Ziel	Maßnahme	Verantwortlich	Erfolgskriterium	Termin
Lohnabrechnung ohne Zettel	Digitale Zeiterfassung einführen	Betriebsleitung	Stundenzettel entfallen vollständig	3 Monate
Angebote in einem Tag statt in einer Woche	Vorlagen und Datenablage in einem System bündeln	Büroleitung	Angebote innerhalb eines Arbeitstages erstellt	6 Monate
Weniger Telefonrückfragen	Terminplan für alle sichtbar machen	Ausbildungsleitung	Rückfragen messbar seltener	2 Monate

Prüfen Sie jede geplante Maßnahme mit drei Fragen:

• Welchen Ablauf verändert sie konkret?
• Wer arbeitet danach anders als heute?
• Woran erkennen Sie in sechs Monaten den Erfolg?

Können Sie eine dieser Fragen nicht beantworten, verschieben Sie das Vorhaben. Das ist Priorisierung, keine Schwäche.

Budget und Zeit planen

Viele Betriebe kalkulieren nur Lizenzgebühren. Neben Lizenzgebühren fallen Einrichtung, Datenmigration, Schulung und Support an. Planen Sie drei Zahlen ein: einmalige Ausgaben, Jahrespauschale pro Arbeitsplatz und Schulungsstunden. Die Eigenleistung bewerten Sie zum eigenen Stundensatz als internen Aufwand.

Beispielbudget für zehn Arbeitsplätze

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient der Rechenlogik. Angenommen werden zehn Arbeitsplätze, einmalige Einrichtung mit Dienstleister zu 4.000 Euro, 216 Euro Jahrespauschale pro Arbeitsplatz und vier Schulungsstunden pro Person zu 45 Euro.

Position	Rechenweg	Ergebnis
Einmalige Ausgaben	4.000 Euro Dienstleister	4.000 Euro
Laufende Jahrespauschale	10 x 216 Euro	2.160 Euro pro Jahr
Schulungsaufwand	10 x 4 h x 45 Euro	1.800 Euro einmalig
Erster Jahresaufwand	4.000 + 2.160 + 1.800	7.960 Euro
Laufender Aufwand ab Jahr zwei	nur Jahrespauschale	2.160 Euro pro Jahr

Halbieren Sie die Personenzahl, sinken Pauschale und Schulungsaufwand proportional.

Zeit ist die knappste Ressource im Betrieb. Planen Sie diese Stunden wie einen Auftrag ein, sonst rutscht das Projekt nach hinten.

Förderung und Einstellungen im Betrieb

Für externe Beratung gibt es die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Anträge sind ab dem 1. Januar 2023 möglich, die Richtlinie läuft bis zum 31. Dezember 2026. Je Unternehmen sind höchstens fünf Beratungen möglich, maximal zwei pro Jahr. Gefördert werden Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.

Klären Sie mit der Leitstelle, welche Leistungen Ihres Beratungsauftrags förderfähig sind.

Besprechen Sie den Entwurf mit den Beschäftigten, die später damit arbeiten. Ergänzen Sie je Maßnahme einen Testtermin und eine Ansprechperson für Rückfragen. So wird aus dem Papier ein Arbeitsauftrag mit überprüfbarem Ergebnis.

Häufige Fragen

Reicht ein einseitiges Strategiepapier wirklich aus?

Als Minimalversion ja, sofern drei Ziele, eine priorisierte Maßnahmenliste und ein Zeitplan mit Verantwortlichen schriftlich festgehalten sind. Entscheidend ist die Verbindlichkeit.

Was kostet die Planung?

Das hängt vom Umfang ab. Planen Sie zuerst die eigene Arbeitszeit ein, die als entgangene Arbeitszeit Kosten verursacht. Externe Beratung für das Strategiepapier können Sie teils über die BAFA-Beratungsförderung abfedern. Verbindliche Zahlen liefert die Bewilligungsstelle.

Gibt es Förderung für Beratung?

Ja. Die IHK Köln zu Beratungszuschüssen verweist darauf, dass verschiedene Förderprogramme Kostenerstattungen bis zu 50 Prozent der Beratungskosten gewähren. Für Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung ist die Beratungsförderung des BAFA die naheliegende Anlaufstelle. Wichtig ist die Reihenfolge: Antrag vor Beratungsvertrag, sonst entfällt die Förderung.

Wann sollte ich externe Unterstützung holen?

Wenn Kompatibilität, Datenmigration oder Schnittstellen den eigenen Rahmen sprengen. Die Begleitforschung Mittelstand-Digital hält Begleitung beim Umstieg gerade bei begrenzten Ressourcen für zentral. Die Mittelstand-Digital Zentren bieten dafür Workshops, Informationsmaterialien und Praxisbeispiele.