Wie begeistere ich meine Mitarbeiter für digitale Werkzeuge?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Digitalisierungsprojekte gelingen häufiger, wenn die Betroffenen früh zu Beteiligten werden.
• Eine Microsoft-Studie aus dem Jahr 2018 nennt 48 Prozent Berührungsängste und 51 Prozent Angst um den Arbeitsplatz.
• Beteiligung, Weiterbildung und die Prüfung von Mitbestimmung greifen ineinander.

Ängste zuerst ansprechen

Ein neues System ist schnell lizenziert, doch Köpfe ändern sich langsamer. Die Begleitforschung Mittelstand-Digital hält fest, dass Digitalisierungsprojekte, die partizipativ organisiert werden und deren Arbeitsalltag sich ändert, erfolgreicher umgesetzt werden. Die Publikation Arbeit und Digitalisierung empfiehlt, Betroffene frühzeitig zu Beteiligten zu machen. Wer erst schult, wenn die Software live ist, hat den Zeitpunkt verpasst.

Skeptische Reaktionen sind nicht pauschal Technikfeindlichkeit. Einer in der Publikation zitierten Microsoft-Studie aus dem Jahr 2018 zufolge entwickelt fast die Hälfte aller Mitarbeitenden Ängste in Bezug auf die digitale Transformation, 48 Prozent nennen Berührungsängste mit technischen Lösungen und 51 Prozent befürchten, den Arbeitsplatz zu verlieren. Daneben steht die Sorge vor Leistungs- und Verhaltenskontrolle und vor dem "gläsernen Mitarbeiter".

Auch die Datenschutz-Grundverordnung setzt Grenzen: Die Publikation verweist darauf, dass viele technische Überwachungsmöglichkeiten nicht nur Persönlichkeitsrechte verletzen würden, sondern auch gegen gesetzliche Datenschutzvorgaben verstoßen. Die DSGVO sichert Einzelpersonen gegen unrechtmäßige Überwachung ab.

Betriebsräte haben nach § 87 Absatz 1 BetrVG in bestimmten Angelegenheiten mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung entgegensteht. Dazu gehören technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen § 87 BetrVG. Ob ein konkretes System diese Schwelle erreicht, prüfen Sie gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung.

Ein offenes Rundenformat hilft, in dem Bedenken zugelassen sind. Der Punkteplan der Publikation empfiehlt, den konkreten Mehrwert für Mitarbeitende und Betrieb zu zeigen, über Schulungen und Workshops zu informieren, eine Feedbackkultur zu fördern, Anglizismen zu vermeiden, Experimentieren zu ermöglichen und die Scheu vor Fehlern zu nehmen.

Beteiligung planen und Kompetenzen aufbauen

Partizipation braucht einen Ablauf, keine gute Stimmung allein. Diese Schrittfolge lässt sich in kleinen Betrieben anpassen.

Schritt	Konkrete Aufgabe	Typisches Ergebnis
1. Bestandsaufnahme	Betroffene Tätigkeiten und Datentypen auflisten	Liste der Systeme mit Personenbezug
2. Beteiligung prüfen	Betriebsrat bei Leistungs- und Verhaltenskontrolle nach § 87 BetrVG einschalten	Betriebsvereinbarung oder Einigungsstelle
3. Kern-Team bilden	2 bis 3 Beschäftigte als Multiplikatoren benennen	Ansprechpersonen je Abteilung
4. Pilot begrenzen	Ein Team, ein Prozess, ein Zeitraum	Erfahrungsbericht vor Rollout
5. Schulung sichern	Zeit, Ort und Bezahlung verbindlich regeln	Qualifizierung nach Plan

Planen Sie Lern- und Schulungszeit als Arbeitszeit ein. Die Begleitforschung empfiehlt, Lernzeit fest in die Arbeitszeit zu integrieren, um Akzeptanz und Interesse zu fördern. Sie verweist zudem auf großen Weiterqualifizierungsbedarf quer durch die Hierarchie und auf die Angebote der Mittelstand-Digital Zentren.

Erfolge zeigen Sie am wirksamsten, wenn ein Kollege aus dem Pilotteam die Entlastung selbst beschreibt: kürzere Rüstzeit, weniger Doppelarbeit, keine Zettelverluste. Ein konkretes Beispiel liefert die Landwirtschaftliche Betriebsgemeinschaft GbR Groß Germersleben.

Dort werden die Beschäftigten von Anfang an einbezogen und erhalten bei neuen Maschinen eine Einführung; für Fragen stehen Servicemitarbeitende und eine Hotline bereit, Skepsis wurde durch Schulungen abgebaut. Betriebsleiter Sven Borchert sagt zum Generationenaustausch: "Die älteren Kollegen lassen sich von jüngeren mitnehmen". Solche Berichte sind aussagekräftiger als Foliensätze.

Den Wechsel schrittweise verankern

Tradierte Veränderungsmodelle stehen in der genannten Publikation teilweise in der Kritik, weil die digitale Transformation Zahl und Tempo der Veränderungen erhöht; als frühestes Modell nennt sie den Drei-Phasen-Ansatz von Kurt Lewin aus dem Jahr 1947.

Die Publikation empfiehlt, diesen Ablauf mit den Erfolgsfaktoren Partizipation, Führung und Kommunikation zu verbinden. Für den Betrieb heißt das: Bedarf identifizieren, ein Projektteam mit Führungskraft aufstellen, Strategie entwickeln und kommunizieren, in einer Pilotgruppe erproben, die Veränderung als Standard verankern. Betroffene binden Sie schon im ersten Schritt ein und prüfen den Ablauf nach dem Rollout erneut.

Fragen Sie bei IHK oder Handwerkskammer nach Weiterbildungen zur digitalen Transformation. Vergleichen Sie Inhalte, Termine und Preise mit den Aufgaben, für die Ihr Team Unterstützung braucht.

Hilfreich ist frühzeitige Beratung. Für den Umstieg auf digital souveräne Lösungen empfiehlt die Begleitforschung besonders Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, sich begleiten zu lassen; die Mittelstand-Digital Zentren bieten dafür Workshops, Materialien und Praxisbeispiele. Empfohlen wird außerdem eine modulare Migrationsstrategie: kritische Systeme zuerst, Kompatibilität früh testen, nicht alles auf einmal umstellen. Kleinere Schritte wie der Wechsel des E-Mail-Dienstes erleichtern den Einstieg Beratung und Workshops für KMU.

Häufige Fragen

Wie überwinde ich die größte Blockade im Team? Sprechen Sie Ängste offen an und beantworten Sie, was sich konkret verbessert und was nicht wegfällt. Berührungsängste und Existenzangst sind weit verbreitet.

Brauche ich den Betriebsrat bei jedem neuen Tool? Nicht automatisch. Eine Beteiligung ist vor allem dann ernsthaft zu prüfen, wenn ein System dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG). Klären Sie das je System mit der Arbeitnehmervertretung.

Reicht eine Schulung am Einführungstag? Nein. Im Praxisbeispiel entstand Sicherheit im Umgang erst mit Benutzung, Nachfragen und Austausch. Planen Sie mehrere Termine und benannte Ansprechpersonen ein.