Unternehmensführung
Teil von Digitalisierung im kleinen Betrieb: Schritt für Schritt planen
Papierlos arbeiten im kleinen Betrieb mit System
Papierlos im Kleinbetrieb: Belege per App erfassen, GoBD-konform in der Cloud ablegen und den Papierweg in der Buchhaltung Schritt für Schritt abschalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Starten Sie mit einem Eingangskorb: alles scannen, dann erst ablegen.
- Legen Sie vorab fest, wer welche Dokumente sehen und freigeben darf.
- Prüfen Sie vor der Anbieterwahl Speicherort, Export und Löschkonzept.
- Testen Sie eine Woche lang mit echten Belegen, bevor Sie Papier abschaffen.
So läuft der Tag ohne Papierstapel
Jedes neue Dokument wird beim Eingang gescannt und sofort digital weitergeleitet; Papier wandert in eine Box für das laufende Jahr. Lexware Office beschreibt den Ablauf: Beleg abfotografieren, Umriss automatisch erkennen, hochladen, danach per OCR auslesen (Lexware Scan-App: Fotografieren und Hochladen).
Klären Sie einmal, welche Dokumente im Original bleiben müssen, etwa Verträge mit Unterschrift und Urkunden. Diese Einordnung ist eine Frage für Ihre Steuerberatung.
Eine einfache Ordnerstruktur nach Jahr, Vorgang und Dokumententyp reicht; feste Namensregeln helfen mehr als jede Suchfunktion.
Scannen, ablegen, wiederfinden
Ein Dokumentenscanner mit Einzug verarbeitet stapelweise Papier und erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien; das ist bei laufendem Belegaufkommen schneller als ein Flachbettgerät.
Rechtssicher wird eine Ablage erst, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten sind. § 239 HGB verlangt für Handelsbücher vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen, verbietet unzulässige Veränderungen und verlangt bei Datenträgern, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben (§ 239 HGB). Anbieter werben damit, diese Anforderungen abzudecken: Lexware Office nennt GoBD-konforme Buchung und Archivierung als integrierte Funktion.
Sinnvoll ist deshalb, Änderungen zu protokollieren und Versionen nachvollziehbar zu halten, damit ein gescanntes Dokument nicht unbemerkt verändert werden kann.
Wer Buchungen und Belege gängig exportieren kann, bleibt wechselfähig.
Unterschriften rechtssicher einholen
Eine eingescannte Unterschrift reicht für viele interne Abläufe; die Beweiskraft hängt vom Einzelfall ab. Lexware Office lässt Angebote und Lieferscheine direkt auf dem Gerät unterschreiben und fügt die Unterschrift ins PDF ein.
Ob eine eingescannte Unterschrift genügt, hängt vom Einzelfall ab. Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) unterscheidet die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur; nur der qualifizierten elektronischen Signatur kommt die gleiche Rechtswirkung wie einer handschriftlichen Unterschrift zu (Art. 3 und 25 eIDAS). Welche Stufe Ihr Vertrag verlangt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Prüfen Sie vorab, ob Ihr Ablagesystem die Signaturprüfung unterstützt. Sonst haben Sie ein unterschriebenes Dokument, dessen Status niemand belegen kann.
Ein einfaches Arbeitsmittel ist ein Signaturprotokoll:
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Dokumenten-ID | Zuordnung |
| Signaturstufe | einfach, fortgeschritten, qualifiziert |
| Unterzeichner | Name und Rolle |
| Zeitstempel | Zeitpunkt der Signatur |
| Prüfvermerk | Ergebnis der Validierung |
Acht Punkte vor der Anbieterwahl
- Wo liegen die Daten, innerhalb oder außerhalb der EU?
- Wie werden Zugriffsrechte pro Rolle vergeben?
- Werden Änderungen und Löschungen protokolliert?
- In welchem Format können Sie exportieren?
- Wie lange bleiben Belege nach einer Löschung im System?
Weitere Prüfpunkte: Wer administriert das System, passt es zur IT und was kostet es jährlich inklusive Support?
Ein Beispiel für den Anbietervergleich: Lexware Office bietet zwei kostenlose Apps für iOS und Android, die in allen Versionen nutzbar sind und Belege auch per Share-Sheet aus anderen Apps hochladen.
Was die Umstellung realistisch kostet
Der Papier-Abschaltplan zeigt je Papierstelle, was sie ersetzt und wann Sie nachprüfen:
| Papierstelle | Ersatz | Kontrolle |
|---|---|---|
| Posteingang | scannen, digitaler Eingangskorb | nach 14 Tagen |
| Eingangsrechnungen | im System freigeben und archivieren | nach 14 Tagen |
| Ausgangsrechnungen | digital schreiben und versenden | nach 14 Tagen |
| Kassenbelege | direkt in der App erfassen | nach 14 Tagen |
| Unterschriften | digitale Unterschrift testen | nach 30 Tagen |
Beispiel mit angenommenen Zahlen: Eine Rechnung kostet heute vier Minuten für Ablage, Suche und Kopie. Bei 800 Belegen im Jahr sind das 3200 Minuten, rund 53 Stunden. Spart die Ablage eine Minute je Beleg, sinkt der Aufwand um rund 13 Stunden. Alle Zahlen sind Annahmen.
Erfassen Sie zwei Wochen lang, wie lange Suchen und Kopieren dauern; das ist belastbarer als jede Schätzung.
Beschäftigte mitnehmen
Der Papier-Abschaltplan betrifft auch das Team: Jede Zeile ändert eine Aufgabe.
Eine Umstellung scheitert selten an der Software, sondern an fehlender Erklärung.
Bewährt hat sich ein klarer Punkteplan: Mehrwert zeigen, Nutzen verständlich erklären, dazu Vertrauen und Raum zum Ausprobieren.
Prüfen Sie, ob ein Betriebsrat zu beteiligen ist, etwa bei Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Das klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Halten Sie die Regeln schriftlich fest.
Häufige Fragen
Muss ich Buchhaltungsbelege im Original aufbewahren?
Das hängt vom Einzelfall und vom Steuerrecht ab. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Belege im Original bleiben müssen.
Reicht eine eingescannte Unterschrift für Verträge?
Für viele interne Abläufe ja; bei verbindlichen Verträgen entscheidet die Formvorschrift. Welche Signaturstufe nötig ist, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Welches System passt zu einem Betrieb mit fünf Mitarbeitenden?
Prüfen Sie zuerst Ablage, Rechteverwaltung und Export; ein Test mit einem echten Beleg zeigt, ob das System passt.
Was kostet der Umstieg?
Pauschal nicht zu sagen; rechnen Sie mit Scanner, Software und Einarbeitungszeit. Als Beispiel: Lexware Office kostet je nach Version zwischen 7,90 € und 32,90 € pro Monat zzgl. MwSt. bei monatlicher Zahlung; für Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer wird Version L empfohlen.
