Unternehmensführung
Teil von Digitalisierung im kleinen Betrieb: Schritt für Schritt planen
Papierlos arbeiten im kleinen Betrieb mit System
Papierlos im Kleinbetrieb: Belege per App erfassen, GoBD-konform in der Cloud ablegen und den Papierweg in der Buchhaltung Schritt für Schritt abschalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Belege werden beim Eingang erfasst, nicht am Monatsendeein Eingangskorb, ein Namensschema, eine feste Freigaberunde.
- Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Interne Abläufe vertragen die einfache Signatur, formgebundene Verträge brauchen die qualifizierte elektronische Signatur.
- Als PreisankerLexware Office kostet je nach Version 7,90 € bis 32,90 € pro Monat zuzüglich MwSt. bei monatlicher Zahlung.
- Testen Sie zwei Wochen mit echten Belegen, bevor Sie Papier abschaffen.
In fünf Schritten zur digitalen Belegablage
- Eingangskorb bauenein Postfach für digitale Belege, eine Box für offenes Papier.
- Erfassenscannen oder abfotografieren, per OCR in durchsuchbaren Text umwandeln.
- BenennenDateiname nach dem Schema JJJJ-MM-TT_Absender_Betrag.
- FreigebenBetrag, Datum und Umsatzsteuer prüfen, die Freigabe im System festhalten.
- AblegenOrdner nach Jahr, Vorgang und Dokumententyp, Zugriffsrechte je Rolle.
Jeder Beleg wird beim Eingang erfasst und sofort digital weitergeleitet.
Papierloser Beleg-Eingang
- Beleg abfotografieren
- Umriss automatisch erkennen
- Hochladen
- Per OCR auslesen
- Digital weiterleiten
- Papier in Jahresbox
Nach vier Wochen nachjustieren: Welche Datei wurde zweimal gesucht, welche Freigabe hing fest?
Welche Belege im Original bleiben und wie lange
Rechnungen dürfen als Bildträger aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt (§ 14b UStG). Verträge mit Unterschrift, Urkunden und Beweismittel in laufenden Verfahren bleiben im Original.
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Für Buchungsbelege, deren Frist nach dem 31. Dezember 2024 beginnt, gilt eine verkürzte Frist von acht Jahren.
Beweiskräftig bleibt die Ablage nur mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. § 239 HGB verlangt vollständige, richtige und geordnete Aufzeichnungen und dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben (§ 239 HGB). Änderungen werden protokolliert, Versionen nachvollziehbar gehalten, der Export bleibt jederzeit möglich.
Unterschriften: welche Stufe wofür
Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Nur die qualifizierte wirkt wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 3 und 25 eIDAS).
| Stufe | Typischer Einsatz |
|---|---|
| einfach | interne Kenntnisnahme, Freigaben im Alltag |
| fortgeschritten | Angebote und Verträge ohne Formvorschrift |
| qualifiziert | Verträge mit gesetzlicher Schriftform |
Wo das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt, ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB die Unterschrift. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Ablagesystem Signaturen validieren kann, sonst fehlt der Nachweis. Ein Signaturprotokoll mit Dokumenten-ID, Stufe, Unterzeichner, Zeitstempel und Prüfvermerk schließt diese Lücke.
Acht Punkte vor der Anbieterwahl
Prüfpunkt / Worauf achten
- Speicherort
- Rechenzentrum in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Zugriffsrechte
- Rollen für Buchhaltung, Team und Steuerberatung, keine Sammelkonten
- Protokollierung
- Wer hat wann geändert oder gelöscht?
- Export
- Buchungsdaten, Belege und Journal in gängigen Formaten
- Löschkonzept
- Bleiben Belege bis zum Fristende gesperrt?
- Administration
- Wer richtet Konten ein, wer betreut den Anbieter?
- Schnittstellen
- Anbindung an Steuerberatung, Bank und Warenwirtschaft
- Kosten
- Monatsgebühr, Nutzerzahl, Support und Export, jeweils zuzüglich MwSt.
Am Markt verbreitet sind Lexware Office, sevdesk und DATEV Unternehmen online, reine Ablagesysteme kommen etwa von DocuWare. Scanner mit Einzug gibt es unter anderem von Fujitsu (ScanSnap), Brother (ADS-Reihe) und Epson (WorkForce DS).
Was die Umstellung kostet
Zeit: Eine Rechnung braucht heute vier Minuten für Ablage, Suche und Kopie. Bei 800 Belegen im Jahr sind das 3200 Minuten, rund 53 Stunden. Spart die digitale Ablage eine Minute je Beleg, sinkt der Aufwand um etwa 13 Stunden. Diese Zahlen sind Annahmen, belastbarer wird es, wenn Sie zwei Wochen lang Suchen und Kopieren mitstoppen.
Geld, ein Beispiel mit angenommenen Zahlen, alle Beträge netto: Scanner mit Einzug 300 €, Software-Abo 20 € im Monat, also 240 € im Jahr, acht Stunden Einarbeitung zu 40 € je Stunde, also 320 €. Im ersten Jahr summiert sich das auf 860 €, ab dem zweiten Jahr auf 240 €.
Beschäftigte mitnehmen
Benennen Sie eine Ansprechperson für Fragen zur Ablage, meist die Bürokraft und nicht die Geschäftsführung. Setzen Sie in der ersten Woche einen Schulungstermin von 60 Minuten an und üben Sie mit echten Belegen statt mit Demodaten. Nach zwei Wochen eine Runde von 15 Minuten: Was hakt, wo fehlt eine Regel?
Wer freigibt, welches Namensschema gilt und wo das Original bleibt, gehört auf eine Seite, die alle kennen. Kann das System Leistung oder Verhalten kontrollieren, hat der Betriebsrat nach § 87 BetrVG mitzubestimmen.
Häufige Fragen
Muss ich Buchhaltungsbelege im Original aufbewahren?
Rechnungen dürfen als Bildträger aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt (§ 14b UStG). Verträge mit Unterschrift, Urkunden und Beweismittel in laufenden Verfahren bleiben im Original.
Reicht eine eingescannte Unterschrift für Verträge?
Für interne Abläufe meist ja. Verlangt das Gesetz Schriftform, braucht es die qualifizierte elektronische Signatur, die nach § 126a BGB die Unterschrift ersetzt.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren.
Welches System passt zu einem Betrieb mit fünf Beschäftigten?
Testen Sie Ablage, Rechte und Export mit echten Belegen. Lexware Office, sevdesk und DATEV Unternehmen online decken Erfassung und Buchhaltung ab, ein Dokumentenmanagementsystem oft nur die Ablage.
