Wie führe ich Mitarbeitergespräche im Kleinbetrieb ohne Personalabteilung?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Nutzen Sie die fünf Schritte der strategischen Personalplanung als Struktur für das Gespräch.
• Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über Jobgruppen und Kompetenzen, zum Beispiel mit einem Kompetenztableau.
• Schätzen Sie den Bedarf je Jobgruppe für die kommenden Jahre, bevor Sie über Weiterbildung sprechen.
• Klären Sie vor einem Weiterbildungsantrag die Voraussetzungen beim Arbeitgeber-Service.
• Halten Sie Ergebnisse und Vereinbarungen schriftlich fest, nicht die Stimmung.

Welche Anlässe ein Gespräch rechtfertigen

In kleinen Betrieben fehlt oft die Personalabteilung. Trotzdem lassen sich Gespräche über Ziele, Aufgaben und Entwicklung strukturieren. Als Rahmen dienen die fünf Schritte der strategischen Personalplanung aus der INQA-Handlungshilfe "Strategische Personalplanung leicht gemacht" (Strategische Personalplanung in fünf Schritten). Schritt eins ist die Strategie, aus der sich Anforderungen an die Beschäftigten ableiten.

Schritt zwei ist der Personalüberblick. Betriebe ordnen Mitarbeiter je Tätigkeitsprofil Jobgruppen zu und erfassen Anzahl und Kompetenzen, etwa mit einem Kompetenztableau.

Schritt drei ist der künftige Personalbedarf. Betriebe schätzen je Jobgruppe, welche Bedeutung sie in etwa drei Jahren hat und wie Mitarbeiter weiterqualifiziert werden müssen. Diese Notiz je Jobgruppe ergibt eine belastbare Grundlage für das Jahresgespräch.

Gesprächsbogen mit drei Feldern pro Mitarbeiter

Aus diesen drei Schritten folgt ein einfacher Gesprächsbogen. Pro Mitarbeiter genügen drei Kernfelder aus Kompetenztableau und Bedarfsschätzung.

Feld 1: Jobgruppe mit Kompetenzen aus dem Tableau. Feld 2: erwartete Anforderung in drei Jahren. Feld 3: geplante Weiterbildung, dazu Datum des letzten und nächsten Gesprächs. Ein optionales viertes Feld nimmt externen Beratungsbedarf auf, etwa für die Qualifizierungsplanung.

Der Bogen ist ein Arbeitsblatt für die Führungskraft, kein Formular für die Personalakte. So bleibt das Gespräch bei Aufgabe, Kompetenz und Qualifizierung statt bei allgemeinen Eindrücken.

Förderung prüfen

Wird im Gesprächsbogen Qualifizierungsbedarf sichtbar, kann der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit einbezogen werden. Er berät zu Personalstrukturanalyse, Kompetenzanalyse und Qualifizierungsplanung (BA: Förderung von Weiterbildung für Unternehmen).

Vor der Antragstellung sind die Voraussetzungen zu prüfen. Die berufliche Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen und kann in Abschnitten absolviert werden. Weiterbildung und Bildungsträger müssen zugelassen sein. Vermittelt werden Fertigkeiten, die über kurzfristige, rein arbeitsplatzbezogene Anpassungsfortbildungen hinausgehen. Die Förderung von Schulungen zu betriebsspezifischer Software ist zum Beispiel nicht möglich.

Verbindliche Informationen zu Fördermöglichkeiten erhalten Sie laut Bundesagentur für Arbeit ausschließlich über Ihren Arbeitgeber-Service vor Ort.

Nehmen mehrere Beschäftigte an derselben Weiterbildung teil, genügt ein Sammelantrag auf Arbeitsentgeltzuschüsse und Übernahme der Lehrgangskosten. Sonstige Weiterbildungskosten werden pauschal erstattet, anders als bei der Individualförderung.

Dokumentation im Kleinbetrieb

Steuerrechtlich gelten für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre und für sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Ordnen Sie Verträge und Abrechnungen einer dieser Gruppen zu. Den Gesprächsbogen bewahren Sie nur so lange auf, wie Sie ihn brauchen.

Legen Sie diese Praxis vor der Einführung fest, damit sie einheitlich gilt. Wer Zugriff auf Personalunterlagen hat, sollte schriftlich benannt sein.

Ein zweiter Punkt sind die Beurteilungsgrundsätze. Besteht ein Betriebsrat, brauchen Personalfragebogen und allgemeine Beurteilungsgrundsätze seine Zustimmung; kommt keine Einigung über den Inhalt zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 94 BetrVG).

Ein Beispielprotokoll für das Jahresgespräch passt auf eine Seite. Die folgende Struktur lässt sich direkt als einseitige Vorlage verwenden.

1. Datum, Teilnehmer, Anlass
2. Rückblick auf Vereinbarungen aus dem Vorjahr
3. Neue Vereinbarung mit Verantwortlichem und Termin
4. Geplante Weiterbildung, falls gewünscht
5. Nächster Termin

Bei heiklen Gesprächen wie Trennungsgesprächen gehört die Protokollführung in fachkundige Hände.

Was Gespräche praktisch leisten

Aus Kompetenztableau und Bedarfsschätzung entsteht ein Bild davon, wo Beschäftigte stehen und wo Qualifizierung nötig ist. Ohne Personalabteilung ist das zugleich eine Grundlage für Weiterbildungsanträge.

Der Nutzen entsteht nicht automatisch. Fehlt ruhige, ununterbrochene Gesprächszeit, bleiben die Felder leer und der Bogen wird wertlos.

Deshalb ist der erste Schritt nicht das Formular, sondern ein einziger Termin. Führen Sie ein Jahresgespräch und verbessern Sie den Ablauf beim nächsten Mal. Das ist mehr wert als ein Regelwerk, das niemand anwendet.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden?
Empfehlenswert ist ein strukturiertes Jahresgespräch mindestens einmal pro Jahr, bei neuen Mitarbeitern zusätzlich eines nach der Probezeit; aus § 82 BetrVG ergibt sich kein fester Takt. Die INQA-Handlungshilfe plant den Personalbedarf je Jobgruppe über etwa drei Jahre, was zu einem jährlichen Takt passt.

Darf der Mitarbeiter eine Vertrauensperson mitbringen? Bei der Erörterung seiner Leistung und seiner beruflichen Entwicklung kann der Mitarbeiter ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 82 Abs. 2 BetrVG); das Mitglied ist zum Stillschweigen verpflichtet, soweit der Mitarbeiter es nicht entbindet. In Betrieben ohne Betriebsrat entfällt diese Möglichkeit.

Muss jedes Gespräch protokolliert werden?
Aus § 82 BetrVG lässt sich keine allgemeine Protokollpflicht ableiten; geregelt ist dort nur das Erörterungsrecht. Schreiben Sie Ergebnisse und Vereinbarungen fest. Bei Weiterbildungsanträgen hilft die Fixierung, weil der Arbeitgeber-Service eine Qualifizierungsplanung anbietet.

Was gehört nicht in das Protokoll? Persönliche Einschätzungen ohne Aufgabenbezug, Bemerkungen über Kollegen und Details aus dem Privatleben. Das Protokoll hält Ergebnisse und Vereinbarungen fest, nicht die Stimmung. Formulieren Sie jeden Satz so, dass er dem Mitarbeiter vorgelesen werden könnte.