Steuerberater Zusammenarbeit KMU: Pflichten, Fristen und Honorar

Das Wichtigste auf einen Blick

Viele kleine und mittlere Betriebe arbeiten dauerhaft mit einem Steuerberater zusammen. Wer Monat für Monat Buchhaltung, Lohn und Jahresabschluss abgibt, kennt die Routine. Reibungspunkte entstehen trotzdem an denselben Stellen: unklare Beauftragung, verspätete Belege, schwer prüfbare Rechnungen. Der folgende Überblick zeigt, welche Pflichten Sie als Mandant treffen, welche Fristen laufen und worauf Sie bei Honorarfragen achten sollten.

Aufgabenverteilung: Was der Betrieb liefert, was die Kanzlei übernimmt

Die klassische Aufteilung ist einfach: Sie liefern die Daten, die Kanzlei verarbeitet sie. In der Praxis ist die Grenze aber selten so sauber. Ohne klare Auftragsdefinition entsteht der typische Streit, ob eine Leistung überhaupt beauftragt war.

Die Bundessteuerberaterkammer behandelt in ihrem Leitfaden Honorarmanagement die Konkretisierung des Auftrags als eigenen Abschnitt (VII.1) und die Kommunikation mit dem Mandanten ebenfalls als Abschnitt (VII.2). Halten Sie deshalb schriftlich fest, welche Tätigkeiten laufend anfallen und welche nur auf Zuruf erfolgen. Eine kurze Liste reicht: Finanzbuchhaltung monatlich, Lohnabrechnung monatlich, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss, Steuererklärungen. Alles darüber hinaus, etwa Fördermittelanträge oder Vertragsprüfungen, gehört ausdrücklich benannt.

Eine brauchbare Regel: Was nicht im Auftrag steht, wird auch nicht bearbeitet. Das schützt beide Seiten. Sie vermeiden Überraschungshonorare, die Kanzlei muss nicht rückfragen, ob eine Sonderaufgabe gewünscht ist. Eine kurze Auftragsbestätigung per E-Mail genügt für den Alltag.

Ein zweiter Punkt ist die Rollenverteilung innerhalb der Kanzlei. Fragen Sie zu Beginn, wer Ihr Hauptansprechpartner ist und wer in Urlaubs- oder Krankheitsfällen vertritt. Das reduziert Rückfragen erheblich.

Belegübergabe und Fristen: Rhythmus statt Ausnahmezustand

Die häufigste Ursache für Verzögerungen ist die unregelmäßige Belegübergabe. Ist die Buchhaltung im Rückstand, verschiebt sich alles: Voranmeldungen, Lohnläufe, Jahresabschluss. Ein fester Monatsrhythmus löst dieses Problem wirksamer als jede Erinnerung.

Ein bewährtes Muster: Sammeln Sie Belege laufend, scannen Sie wöchentlich, übermitteln Sie monatlich zum gleichen Termin. Für die Buchhaltung bedeutet das, dass die Kanzlei planbar arbeiten kann. Für Ihren Betrieb bedeutet es, dass Rückfragen seltener werden und die Zahlen früher vorliegen.

Praktisch bewährt sich ein Übergabetermin innerhalb der ersten fünf Werktage nach Monatsende. Halten Sie diesen Termin ausdrücklich im Mandat fest; er leitet sich aus den Melde- und Abgabeterminen ab, die Sie und die Kanzlei ohnehin einhalten müssen. Fehlt ein Beleg, sollte er nicht die komplette Übergabe blockieren. Vermerken Sie offene Positionen und reichen Sie sie nach.

Diese Praxis berührt die Aufbewahrungspflichten nicht. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der letzte Eintrag gemacht, der Abschluss aufgestellt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Diese Fristen betreffen Ihre eigenen Unterlagen, entbinden Sie aber nicht von der laufenden Übergabe an die Kanzlei.

Checkliste für die monatliche Übergabe

Formate kurz erklärt

Für Rechnungen wird häufig PDF/A verwendet, Quittungen lassen sich als JPEG übergeben. Entscheidend ist, dass die Belege lesbar und vollständig bleiben. Welches Format Ihre Kanzlei erwartet, fragen Sie am besten dort direkt, statt es selbst festzulegen.

Fristen und Termine: Wer übernimmt was?

Viele Mandanten gehen davon aus, dass die Kanzlei alle Termine im Blick hat. Das ist ein Missverständnis. Die steuerlichen Pflichten liegen beim Betrieb. Nach § 34 Abs. 1 AO müssen die gesetzlichen Vertreter und Geschäftsführer die steuerlichen Pflichten des Unternehmens erfüllen. Die Kanzlei unterstützt bei der Erfüllung; sie kann Fristen ohne rechtzeitige Mitwirkung nicht halten.

Die StBVV enthält für die jeweiligen Tätigkeiten des Steuerberaters einzelne Gebührentatbestände und legt darin fest, ob Wertgebühr, Betragsrahmengebühr oder Zeitgebühr anzuwenden ist (Steuerberatervergütungsverordnung). Für Tätigkeiten mit steuerlichem Bezug, für die die Verordnung keinen eigenen Gebührentatbestand enthält, greift § 2 StBVV als Auffangtatbestand. Prüfen Sie daher, welcher Gebührentatbestand auf der Rechnung steht und welcher Auftrag dahintersteht.

Sinnvoll ist ein gemeinsamer Fristenkalender. Tragen Sie die wiederkehrenden Termine ein, etwa Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialversicherungsbeiträge, dazu jährliche Punkte wie Jahresabschluss und Steuererklärungen. Gleichen Sie den Kalender einmal im Quartal mit der Kanzlei ab und lassen Sie sich bestätigen, wer welchen Termin übernimmt.

Für Sonderfälle gilt: Melden Sie Fristen auch dann der Kanzlei, wenn Sie die Lage selbst nicht sicher beurteilen können, und fragen Sie lieber früher als später. Eine Fristversäumnis ist teurer als eine Rückfrage.

Die konkreten Termine im laufenden Mandat

Diese Fristen kehren wieder und gehören in den Kalender:

Fällt ein Fristende auf einen Sonnabend, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich nach § 108 Abs. 3 AO auf den nächsten Werktag.

Kosten und Abrechnung: Was auf der Rechnung stehen muss

Beim Honorar lohnt der Blick auf die Systematik. Grundlage ist die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Sie gilt für Vorbehaltsaufgaben nach § 33 StBerG wie Beratung, Vertretung und Hilfeleistung in Steuersachen, Buchführung und Aufstellung von Bilanzen (Steuerberatervergütungsverordnung). Für vereinbarte Tätigkeiten, etwa betriebswirtschaftliche Beratung oder Offenlegung des Jahresabschlusses, gilt sie nicht; dort greift ohne andere Vereinbarung die übliche Vergütung nach §§ 612 Abs. 2, 632 Abs. 2 BGB.

Nach der StBVV kommen mehrere Gebührenarten vor. Bei Wertgebühren richtet sich die Höhe nach einem Gegenstandswert und einem Zehntelsatz aus den Tabellen A bis D.

Für die Buchführung liegt die Monatsgebühr zwischen 2/10 und 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C, die Mittelgebühr bei 7/10. Betragsrahmengebühren gelten vor allem für die Lohnbuchführung, etwa 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum nach § 34 Abs. 2 StBVV. Zeitgebühren fallen zwischen 16,50 und 41 Euro je angefangene Viertelstunde an, wenn die Verordnung dies vorsieht oder keine ausreichenden Anhaltspunkte für eine Schätzung des Gegenstandswerts vorliegen (§ 13 StBVV).

Die Auslagenpauschale nach § 16 StBVV beträgt 20 Prozent der Gebühr, in derselben Angelegenheit jedoch höchstens 20 Euro.

Wichtig für die Praxis: Die Kanzlei muss ihre Rechnung nachvollziehbar aufbauen. Nach § 9 Abs. 2 StBVV muss sie die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, die Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands, die Bezeichnung der Auslagen und die angewandten Vorschriften der StBVV angeben. Bei Wertgebühren gehört auch der Gegenstandswert auf die Rechnung.

Eine Vergütungsvereinbarung kann von den Gebühren der StBVV abweichen, nach oben wie nach unten. Sie bedarf nach § 4 StBVV der Textform, muss als Vergütungsvereinbarung erkennbar sein und darf nicht in der Vollmacht versteckt werden; die Kanzlei muss darauf hinweisen. Die vereinbarte Vergütung muss weiterhin im angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen. Eine niedrigere als die gesetzliche Vergütung ist nur in außergerichtlichen Angelegenheiten möglich. Pauschalvergütungen gehören in eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV; Tätigkeiten und Zeiträume sind konkret zu benennen.

Die novellierte StBVV ist zum 1. Juli 2020 in Kraft getreten (Hinweise zur Steuerberatervergütung ab 1. Juli 2020). Ob ein Auftrag nach altem oder neuem Recht abzurechnen ist, richtet sich nach der Übergangsvorschrift in § 41 StBVV. Vereinbarungen mit mindestens einjähriger Laufzeit und Pauschalvergütungen waren bis zum Ablauf des Jahres 2020 nach bisherigem Recht abzurechnen. Für Aufträge ab dem 1. Juli 2025 gilt eine weitere StBVV-Änderung: Die Zeitgebühr wird im Viertelstundentakt abgerechnet (Leitfaden Honorarmanagement, Stand Juni 2025).

Vergütungsformen im Vergleich

Die Rechnung Schritt für Schritt prüfen

Für die Nachprüfbarkeit ist die Angabe des Gegenstandswerts entscheidend. Ohne diesen Wert lässt sich die Gebühr nicht nachprüfen. Wenn Sie eine Position nicht verstehen, fragen Sie konkret nach dem Gebührentatbestand. Bei einer Zeitgebühr zählen die angefangenen Viertelstunden, bei einer Betragsrahmengebühr der Ansatz innerhalb des Rahmens.

Kommunikation und Unterlagenqualität im Mandat

Der Leitfaden Honorarmanagement behandelt im Abschnitt VII.2 ausdrücklich die Kommunikation mit dem Mandanten (Leitfaden Honorarmanagement). Aus Sicht der Kanzlei zählt neben den Belegen vor allem, dass Sie Sonderfälle und Änderungen frühzeitig mitteilen. Das verkürzt Rückfragen und erspart Nacharbeit.

Ergänzend dazu hilft der eigene Blick auf das Mandat. Fünf Punkte, die sich ohne besonderen Aufwand prüfen lassen:

Der Umfang des Mandats sollte also konkret beschrieben sein. Im Leitfaden Honorarmanagement finden Sie dazu Vorgaben zur Konkretisierung des Auftrags, die sich als Grundlage für Ihr eigenes Mandatsdokument nutzen lassen (Leitfaden Honorarmanagement).

Ein weiterer Punkt betrifft die geldwäscherechtlichen Pflichten. Steuerberater zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes. § 10 GwG verlangt unter anderem die Identifizierung des Vertragspartners, die Abklärung eines wirtschaftlich Berechtigten und die laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung; der Umfang richtet sich nach dem jeweiligen Risiko. Ob und wie weit das Ihr Mandat betrifft, hängt von der Art der Tätigkeit ab. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welche Pflichten sie konkret treffen.

Praktisch heißt das: Halten Sie Angaben zu Gesellschaftern, Beteiligungen und wirtschaftlich Berechtigten aktuell. Änderungen teilen Sie unaufgefordert mit, nicht erst zur nächsten Jahresabschlussrunde. Das spart Nachfragen und beschleunigt die Bearbeitung.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich Belege übergeben?

Monatlich ist die übliche Praxis. Wenn Sie innerhalb der ersten fünf Werktage nach Monatsende übergeben, hat die Kanzlei planbare Zeit für Buchung und Kontrolle. Bei quartalsweiser Übergabe fällt dieser Puffer weg, und Termine für Voranmeldungen oder Lohnläufe werden enger. Legen Sie den Übergabetermin deshalb ausdrücklich im Mandat fest.

Muss ich eine Vergütungsvereinbarung akzeptieren?

Nein. Ohne Vereinbarung gelten die Sätze der StBVV. Eine Vergütungsvereinbarung bedarf nach § 4 StBVV der Textform, darf nicht in der Vollmacht enthalten sein und muss als Vergütungsvereinbarung bezeichnet werden. Sie kann die Vergütung erhöhen oder senken, jedoch nur in außergerichtlichen Angelegenheiten unter die gesetzliche Vergütung absenken, und muss im angemessenen Verhältnis zur Leistung bleiben.

Was tun, wenn die Rechnung unklar ist?

Fordern Sie eine Aufschlüsselung nach § 9 Abs. 2 StBVV an. Sie verlangt Angaben zu den Beträgen der einzelnen Gebühren, den Vorschüssen, dem Gebührentatbestand, den Auslagen und den angewandten Vorschriften; bei Wertgebühren auch den Gegenstandswert (Steuerberatervergütungsverordnung). Fehlen diese Angaben, können Sie die Positionen hinterfragen. Bei wiederkehrenden Unklarheiten hilft ein Gespräch über die Vergütungsstruktur, nicht nur über die einzelne Rechnung.