Digitale Belege sicher an die Steuerkanzlei übergeben

Das Wichtigste auf einen Blick

• Belege sollten vollständig und lesbar ankommen, sonst entstehen Rückfragen in der Kanzlei.
• Bei Aufbewahrung als Datenträger-Wiedergabe müssen die Daten während der Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
• Der Übermittlungsweg entscheidet mit über den Datenschutz, nicht allein das Dateiformat.
• Ein fester Monatsrhythmus hält die Buchhaltung planbar.

Welche Dateiformate sich für Belege eignen

Für gescannte Rechnungen ist PDF üblich; ob Ihre Kanzlei ein Format wie PDF/A verlangt, klären Sie vorab.

Quittungen und Kassenbons lassen sich als JPEG oder PNG übermitteln, solange Schrift und Betrag klar erkennbar sind. Achten Sie auf eine ausreichende Auflösung, gerade bei blassen Thermopapierbons.

Fotografieren mit dem Smartphone ist praktikabel, aber fehleranfällig, weil Schatten, schräge Kanten und fehlende Seiten vorkommen. Lexware Office und sevdesk erfassen Belege ausdrücklich per Foto oder Scan in der App (Belegerfassung per Foto bei Lexware Office, Belege per App einscannen bei sevdesk).

So übermitteln Sie sicher und datenschutzkonform

Belege enthalten oft Namen, Kontobewegungen und Geschäftsgeheimnisse. Ein unverschlüsselter E-Mail-Anhang ist deshalb nicht empfehlenswert. Besser sind Portale, in denen die Kanzlei Dokumente entgegennimmt und Zugriffsrechte selbst verwaltet, sodass nur Berechtigte Zugriff haben.

Fragen Sie konkret nach, welchen Weg Ihre Kanzlei bevorzugt. Nach Anbieterangaben übergibt Lexware Office Daten über eine verschlüsselte DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei. sevdesk bietet einen DATEV-Export und einen Steuerberater-Zugang, über den die Kanzlei direkt in der Software arbeitet.

In den Anbieterbeschreibungen dient ELSTER der Übermittlung an das Finanzamt, etwa für die Umsatzsteuervoranmeldung. Den Belegaustausch mit Ihrer Kanzlei wickeln Sie deshalb über das Kanzleiportal ab, nicht über ELSTER. Cloud-Dienste sind möglich; regeln Sie Zugriffsrechte und Auftragsverarbeitung schriftlich mit dem Anbieter.

Senden Sie Anhänge per E-Mail, schützen Sie sie mit einem Passwort und übermitteln Sie dieses getrennt, etwa telefonisch. Löschen Sie lokale Zwischenkopien, wenn die Kanzlei die Aufbewahrung übernimmt.

Zeitplan und Rhythmus

Digitalisierung verkürzt die Übergabe, aber nicht die Fristen. Vereinbaren Sie mit der Kanzlei einen festen Monatsrhythmus, etwa bis zum fünften Werktag des Folgemonats. Wer quartalsweise liefert, sollte Belege intern trotzdem monatlich vorsortieren.

Klären Sie vorab, welche Leistungen in Ihrem Honorar enthalten sind. Die Vergütung richtet sich nach der StBVV, solange Sie keine abweichende Vergütungsvereinbarung in Textform nach § 4 StBVV geschlossen haben (Vergütung und Vergütungsvereinbarung nach StBVV). Fragen Sie konkret nach, ob das Sortieren, Scannen und Übermitteln von Belegen gesondert berechnet wird, und halten Sie die Antwort im Mandat fest.

Ein einfacher Ablauf für jeden Monat:

1. Belege sammeln, nach Datum vorsortieren, Vollständigkeit prüfen.
2. Scannen, Dateinamen einheitlich vergeben, etwa JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag.
3. Hochladen und Eingang im Portal kontrollieren.
4. Rückfragen der Kanzlei zeitnah beantworten.
5. Offene Punkte für den nächsten Monat notieren.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO, sofern es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt. Voraussetzung ist, dass dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Wer Unterlagen als Datenträger-Wiedergabe vorlegt, muss auf eigene Kosten die notwendigen Hilfsmittel zur Lesbarmachung bereitstellen. Auf Verlangen der Finanzbehörde muss er unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beibringen (§ 147 Abs. 5 AO).

Was Kanzleien erwarten und was Sie vermeiden sollten

Kanzleien arbeiten effizienter, wenn Dateinamen, Reihenfolge und Belegnummern konsistent sind. Sortieren Sie Belege nach Belegdatum statt nach Eingangsdatum, damit sich jede Buchung später nachvollziehen lässt.

Vermeiden Sie Sammel-PDFs ohne Struktur, doppelt gesendete Belege und fehlende Vertragsunterlagen. Solche Lücken erzeugen Rückfragen.

Klären Sie schriftlich, welche Unterlagen die Kanzlei digital annimmt, wie lange sie aufbewahrt und wer Ihr Ansprechpartner ist. Eine kurze Vereinbarung in Textform schafft Verbindlichkeit. Sie sollte auch regeln, ob Sie Originale oder digitale Kopien liefern. Laut Lexware-Preisübersicht (Abruf am 13. September 2026) kostet Lexware Office je nach Version 7,90 € bis 32,90 € pro Monat, zzgl. MwSt. Das sind die regulären Monatspreise, Rabatte gelten nur zeitweise.

Häufige Fragen

Muss ich Belege im Original aufbewahren? Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und bestimmte Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO sind von der Datenträger-Wiedergabe ausgenommen und müssen geordnet aufbewahrt werden. Alle übrigen Belege dürfen Sie als Wiedergabe aufbewahren; fragen Sie dennoch bei Ihrer Kanzlei nach, ob sie Originale sehen möchte.

Reicht ein normales PDF oder brauche ich PDF/A? Fragen Sie die Kanzlei. Für gescannte Rechnungen ist ein gut lesbares PDF meist ausreichend. Für die Aufbewahrung gilt: Die Wiedergabe muss jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Ein bestimmtes Dateiformat schreibt das Gesetz dabei nicht vor. Ob PDF/A verlangt wird, legen die Kanzleivorgaben fest.

Was passiert, wenn ich Belege verspätet liefere? Die Buchhaltung verzögert sich, Rückfragen häufen sich, und die Kanzlei muss Fristen enger planen. Ein fester Monatsrhythmus beugt dem vor. Die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO läuft unabhängig davon, wann Sie Belege übergeben (§ 147 AO).