Wann und wie wechsle ich den Steuerberater bei laufenden Aufträgen?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Auftragsbezogen abzurechnen: Nach § 47a StBVV gilt für vor der Änderung erteilte Aufträge das bisherige Recht.
• Bei laufenden Auftragsverhältnissen zählt nach Auffassung der BStBK die konkludente Auftragserteilung, nicht der Mandatsbeginn.
• Kosten der Mandatsübergabe sind nach § 3 StBVV mit den allgemeinen Geschäftskosten abgegolten.
• Eine neue Vergütungsregelung ist nach § 4 StBVV in Textform möglich, auch als Pauschale.
• Zurückbehalten darf die Kanzlei Handakten nach § 66 Abs. 2 StBerG nur bei einem korrespondierenden offenen Gebührenanspruch.

Wann ein Wechsel sinnvoll sein kann

Wann ein Wechsel sinnvoll ist, lässt sich nicht allgemein festlegen. Bei niedrigen Gegenstandswerten wie einer Eröffnungsbilanz für eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder einem Einspruch über 300,00 Euro nicht anerkannter Arbeitsmittel reicht die Vergütung nach StBVV kaum für ein angemessenes Honorar. Der Leitfaden Honorarmanagement der BStBK rät dann zu einer Vergütungsvereinbarung oder Mindestgegenstandswerten.

Kritisch sind laufende Betriebsprüfungen oder offene Einspruchsverfahren. Ein Wechsel mitten im Verfahren ist möglich, erfordert aber eine klare Übergabe und Vertretung.

Trennung vorbereiten und Vergütung abgrenzen

Kläre vor der Kündigung, ob Mandatsvertrag oder Vergütungsvereinbarung eine Frist, eine feste Laufzeit oder eine Regelung zur Beendigung enthalten.

Kläre vor der Trennung, welche Aufträge noch laufen und nach welchem Verordnungsrecht sie abzurechnen sind, welche Erklärungen und Bescheide offen sind und wer sie einreicht.

Unterlagen, Daten und Kosten der Übergabe

Fordere konkret an: Buchhaltungsbelege und Konten, Jahresabschlüsse mit Anlagen, Steuererklärungen und Bescheide, Lohnunterlagen, Verträge und die Verfahrensdokumentation. Die Kanzlei darf Handakten bei zugehörigen offenen Gebührenforderungen zurückhalten, soweit dies nicht unangemessen ist. Fertige Arbeitsergebnisse darf sie grundsätzlich erst gegen Zahlung herausgeben.

Nach dem Leitfaden Honorarmanagement der BStBK sind Kosten einer Mandatsübergabe nicht weiterberechenbar: Personal- und Sachkosten, Speicherkosten im Rechenzentrum und eine Archivierungs-CD sind mit den allgemeinen Geschäftskosten nach § 3 StBVV abgegolten.

Kläre vorab schriftlich, in welchem Format die Daten übergeben werden und ob Kosten anfallen. Buchhaltungs- und Lohndaten sollten maschinell auswertbar kommen, etwa als DATEV-Export, damit die neue Kanzlei ohne Neueingabe arbeiten kann.

Laufende Fristen im Blick behalten

Offene Fristen sind der riskanteste Teil: Steuererklärungen, Einspruchsfristen und Voranmeldungen laufen weiter.

Kläre deshalb früh die Aufgabenverteilung: Wer gibt die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, wer reagiert auf Bescheide, wer vertritt dich gegenüber dem Finanzamt?

Neue Kanzlei auswählen und Vergütung regeln

Suche nicht nur nach dem Preis, sondern nach Passung zu Rechtsform, Branche und Software. Ein Gespräch vor der Beauftragung klärt die Erwartungen.

Die StBVV enthält Wertgebühren, Betragsrahmengebühren und Zeitgebühren. Nach der Übersicht der BStBK zur StBVV muss die Abrechnung die Beträge der Gebühren und Auslagen, die Vorschüsse, den Gebührentatbestand, die angewandten Vorschriften und bei Wertgebühren den Gegenstandswert angeben.

Ein Rechenbeispiel: Bei 30 angefangenen Viertelstunden ergibt die Spanne von 16,50 bis 41,00 Euro je Viertelstunde nach § 13 StBVV zwischen 495,00 und 1.230,00 Euro. Eine eigene Beispielrechnung, keine Zusage für deinen Fall.

Bevollmächtige die neue Kanzlei nach § 80 AO und übergib ihr die Unterlagen. Teile dem Finanzamt den Widerruf der bisherigen Vollmacht mit; erst mit Zugang wird er dort wirksam.

Phase	Aufgabe	Eigener Planungsansatz
Vorbereitung	Vertrag prüfen, Fristen notieren	1 bis 2 Wochen
Kündigung	Schriftlich mit Datum	1 Tag
Übergabe	Unterlagen und Daten übergeben	2 bis 6 Wochen
Neustart	Vollmacht und erste Aufträge	1 bis 2 Wochen

Checkliste für die Trennung

• Laufende Aufträge mit Zeitpunkt der Auftragserteilung auflisten
• Je Auftrag klären, welches Verordnungsrecht gilt
• Schlussrechnung und Vorschussverrechnung prüfen
• Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV abstimmen
• Offene Fristen und Zuständigkeiten festhalten

Häufige Fragen

Wie grenze ich die Vergütung bei laufenden Aufträgen ab?

Nach § 47a Satz 1 StBVV gilt für einen vor der Änderung erteilten Auftrag das bisherige Recht. Bei einer schriftlichen Vereinbarung von mindestens einem Jahr oder einer Pauschalvergütung nach § 14 StBVV ist nach § 47a Satz 2 bis zum Ablauf des Jahres abzurechnen, in dem die Änderung in Kraft tritt.

Wer haftet für verspätete Erklärungen?

Verspätete Erklärungen treffen dich: Nach § 152 Abs. 1 AO richtet sich der Verspätungszuschlag gegen den Erklärungspflichtigen, und das Verschulden eines Vertreters wird ihm zugerechnet. Bei Steuererklärungen zu einem Kalenderjahr ist er zwingend festzusetzen, wenn die Erklärung nicht binnen 14 Monaten, in den Fällen des § 149 Abs. 2 Satz 2 AO nicht binnen 19 Monaten abgegeben wird und keine Ausnahme nach § 152 Abs. 3 AO greift. Der Mindestbetrag liegt bei 25 Euro je angefangenem Monat, höchstens bei 25.000 Euro.

Bei verspäteter Zahlung fällt nach § 240 Abs. 1 AO für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von einem Prozent des abgerundeten Rückstands an; bei höchstens drei Tagen Säumnis wird er nicht erhoben. Nach § 233a AO werden Unterschiedsbeträge zwischen Steuerfestsetzung und Vorauszahlungen verzinst, der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuer entstanden ist. Die Höhe hängt vom Einzelfall ab.

Wie kann die Vergütung der neuen Kanzlei aussehen?

Kosten der Mandatsübergabe sind nach § 3 StBVV grundsätzlich mit den allgemeinen Geschäftskosten abgegolten. Eine abweichende Abrechnung oder Pauschale braucht eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV in Textform.