Unternehmensführung
Teil von Qualitätssicherung im kleinen Betrieb: einfach und wirksam
Wie lassen sich Fehler systematisch erfassen und auswerten?
Fehler systematisch erfassen: Fehlerarten trennen, Fehlersammelliste führen, Kennzahlen auswerten und Ursachen im Regelkreis nach ISO 9001 verfolgen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Fehlersammelliste ist der einfachste Einstieg: eine Zeile pro Fehler mit Datum, Auftrag und Fehlerart.
- Fehlerarten getrennt erfassen, damit die Auswertung nach Prozessschritt und Ursache möglich wird.
- Auswerten ohne Software: zählen, absteigend sortieren, mit dem Vormonat vergleichen.
- Kennzahlen gehören zum Qualitätsmanagement, etwa Fehler pro 100 Aufträge und Wiederholungsfehler.
- Auswertung ohne Maßnahme bleibt Statistik.
Viele Betriebe kontrollieren erst am Ende der Produktion und sortieren fehlerhafte Teile aus. Die IHK Region Stuttgart beschreibt, dass die Qualitätssicherung in vielen Betrieben über eine Endkontrolle nicht hinausgeht. Das dient nach ihrer Darstellung eher der Schadensbegrenzung und kann kaum nachhaltig zur Unternehmenssicherung beitragen. Wer Fehler stattdessen aufschreibt, erkennt Muster.
Fehlerarten zuerst trennen
Nicht jeden Fehler in dieselbe Spalte schreiben. Die folgende Einteilung ist ein Vorschlag für den Einstieg, keine Normvorgabe. Vier Gruppen reichen zunächst:
| Fehlerart | Typisches Beispiel | Meist verantwortlicher Bereich |
|---|---|---|
| Maßfehler | Bohrung zu klein, Länge außerhalb der Toleranz | Fertigung, Maschineneinstellung |
| Materialfehler | Risse, falsche Werkstoffcharge | Wareneingang, Lieferant |
| Montagefehler | Bauteil verkehrt eingebaut, Schraube fehlt | Montage, Arbeitsanweisung |
| Lieferfehler | falsche Menge, beschädigte Verpackung, Terminverzug | Einkauf, Logistik |
Diese Trennung kostet wenig Zeit und spart später Stunden bei der Auswertung. Ohne sie steht in der Liste nur Fehler, und jede Auswertung scheitert an der Unschärfe. Ein Materialfehler führt außerdem selten zur Werkstatt, sondern zum Lieferanten.
Die Kategorien sollten zu Ihrem Betrieb passen, nicht zu einem Lehrbuch. Ein Montagebetrieb braucht vielleicht feinere Gruppen, ein Zulieferbetrieb eher weniger. Wichtig ist, dass alle dieselbe Bezeichnung verwenden.
Erfassung ohne Software
Die Fehlersammelliste ist ein Blatt Papier oder eine einfache Tabelle. Pro Fehler eine Zeile mit Datum, Auftragsnummer, Prozessschritt, Fehlerbeschreibung, Fehlerart und der Person, die ihn erkannt hat. So sehen Sie, ob Fehler in der Fertigung, in der Endkontrolle oder erst beim Kunden auffallen.
Praktisch ist eine Erfassung direkt am Arbeitsplatz statt abends aus dem Gedächtnis. Ein Zettel an der Maschine oder ein Formular auf einem Tablet erfüllen denselben Zweck. Entscheidend ist ein schneller Eintrag, sonst wird er nicht gemacht.
Die IHK Lippe zu Detmold nennt als Wirkung funktionierender Qualitätsmanagementsysteme klarere Strukturen und transparente Anweisungen, durch die Reibungsverluste abgebaut werden. Übersetzt heißt das: Eine kurze, verständliche Erfassungsregel bringt mehr als ein umfangreiches Formular, das niemand ausfüllt.
Wird nur in der Endkontrolle erfasst, geht verloren, wo ein Fehler entstanden ist.
Auswertung mit der Pareto-Analyse
Einmal pro Woche oder Monat zählen Sie die Einträge je Fehlerart und je Prozessschritt. Sortieren Sie absteigend nach Häufigkeit. Ob wenige Positionen den größten Teil der Fälle ausmachen, zeigt erst Ihre eigene Zählung.
Ein einfaches Rechenbeispiel, rein illustrativ:
- 100 erfasste Fehler in einem Monat
- Maßfehler 46, Montagefehler 28, Materialfehler 15, Lieferfehler 11
- Maßfehler und Montagefehler zusammen 74 Prozent
Im Beispiel decken zwei Gruppen etwa drei Viertel der Fälle ab. Wichtig ist die Reihenfolge: erst den größten Posten sauber lösen, dann die nächsten.
Stellen Sie die Zahlen zusätzlich als Balkendiagramm dar. Ein Bild aus vier Balken wirkt in der Teambesprechung besser als eine Zahlenkolonne. Aktualisieren Sie die Auswertung in festem Rhythmus.
Ursachenanalyse mit Ishikawa
Ist ein Fehlerschwerpunkt bekannt, wird die Ursache gesucht. Das Ishikawa-Diagramm, auch Fischgrätdiagramm genannt, ordnet mögliche Ursachen fünf Bereichen zu: Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt. Diese fünf M, manchmal um Messung ergänzt, bilden die Gräten.
Beispielhaft 46 erfasste Maßfehler in einem Monat. Mögliche Ursachen sind fehlende Nachjustierung nach Werkzeugwechsel (Maschine), unbekannte Toleranzen (Mensch), eine Charge mit abweichender Härte (Material), fehlende Zwischenprüfung im Ablauf (Methode) oder Temperaturschwankung in der Halle (Mitwelt). Erst sammeln, dann prüfen. Nicht die erstbeste Vermutung zur Maßnahme machen.
Setzen Sie für den häufigsten Fehler eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin fest. Danach prüfen Sie in der nächsten Auswertung, ob die Zahl sinkt. Sinkt sie nicht, war die angenommene Ursache falsch. Das ist kein Scheitern, sondern der normale Weg.
Das Verfahren ist ein Regelkreis. Die IHK Region Stuttgart beschreibt den Ablauf: Qualitätsplanung ermittelt den Zustand, Qualitätslenkung setzt die Planung um, Qualitätssicherung wertet die Informationen aus, auch zum Verhältnis von Kosten und Nutzen. Die Qualitätsverbesserung leitet daraus Struktur- und Prozessverbesserungen ab. Auswertung ohne Maßnahme bleibt Statistik.
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle, oder brauche ich Software? Für Betriebe mit wenigen Fehlern pro Woche reicht eine Tabelle. Erst wenn mehrere Personen gleichzeitig erfassen, lohnt ein einfaches Formularwerkzeug.
Wie viele Fehlerarten soll ich anlegen? Vier bis sechs Gruppen sind ein guter Start. Zu viele Kategorien machen die Auswertung unübersichtlich, zu wenige verhindern die Zuordnung.
Was mache ich, wenn niemand Fehler melden will? Ein Fehler ist ein Beleg, keine Schuldzuweisung. Wer die Meldung mit Sanktionen verbindet, bekommt keine Daten mehr. Nach der bei der IHK Lippe zu Detmold beschriebenen geplanten Revision der ISO 9001 soll die oberste Leitung Qualitätskultur vorleben und Qualitätsbewusstsein fördern.
