Einfache Qualitätskontrolle schrittweise im Betrieb einführen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Schreiben Sie die Prozesskette von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung auf.
• Legen Sie je Schritt eine verantwortliche Person und ein Übergabekriterium fest.
• Geben Sie nur vollständige und einwandfreie Arbeitsergebnisse weiter.
• Starten Sie an einem Arbeitsplatz, nicht mit einem kompletten QM-System.

Was eine einfache Qualitätskontrolle leisten soll

Viele Betriebe prüfen erst am Ende und sortieren fehlerhafte Erzeugnisse aus. Die IHK Region Stuttgart bewertet dieses Reagieren auf bereits erfolgte Fehler als Schadensbegrenzung, die kaum zur Unternehmenssicherung beiträgt. Eine einfache Qualitätskontrolle setzt früher an: Prüfungen wandern dorthin, wo Fehler entstehen. Der erste Schritt ist die Erfassung der bestehenden Prozesse entlang des Weges vom Kunden zum Kunden, von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung.

Qualität ist mehr als technische Fehlerfreiheit. Qualität im Qualitätsmanagement umfasst nach Darstellung derselben IHK auch die internen Prozesse, und beurteilt wird sie letztlich vom Kunden. Für die Praxis heißt das: Sie prüfen nicht nur das Produkt, sondern auch, ob der Ablauf davor verlässlich ist. Wird der Kernprozess erstmals schriftlich fixiert, zeigen sich häufig Vorgänge, die bisher nebenher liefen. Einzeln wirken sie unwichtig, in der Summe bieten sie erhebliches Optimierungs- und Fehlerpotential.

Prüfmerkmale festlegen: Maß, Oberfläche, Funktion

Beginnen Sie mit höchstens drei Merkmalen pro Arbeitsplatz. Mehr lässt sich im Alltag selten zuverlässig erfassen.

Maß: Nennmaß, Toleranz und das Messmittel, mit dem geprüft wird. Ohne festgelegtes Messmittel sind Messwerte nicht vergleichbar.

Oberfläche: Kratzer, Einschlüsse, Farbabweichungen, Grat. Sichtprüfung genügt meist, wenn Sie die Grenze vorher beschreiben.

Funktion: Passt das Teil, läuft die Montage, schließt die Verbindung. Funktionstests decken Fehler auf, die Maß und Oberfläche nicht zeigen.

Schreiben Sie zu jedem Merkmal auf, was noch zulässig ist und was nicht. Unklare Grenzen führen zu Diskussionen statt zu Entscheidungen.

Prüfplan bauen: Stichprobe, Sichtprüfung, Maßprüfung

Ein Prüfplan ist eine kurze Tabelle mit vier Spalten: Merkmal, Methode, Umfang, Zuständigkeit. Der Umfang beschreibt, wie viele Teile aus welcher Menge geprüft werden. Ein einfacher Einstieg: das erste und letzte Teil jeder Charge prüfen und zusätzlich eine feste Stichprobe aus der Mitte.

Merkmal	Methode	Umfang	Zuständig
Maß	Messschieber	erstes und letztes Teil der Charge	Maschinenbediener
Oberfläche	Sichtprüfung	5 Teile je Charge	Maschinenbediener
Funktion	Steckprobe	2 Teile je Charge	Endmontage

Die konkreten Zahlen sind ein Beispiel und müssen zu Ihrem Prozess und Ihrer Losgröße passen. Wichtig ist, dass die Prüfung vor der Weitergabe stattfindet. Die IHK Region Stuttgart formuliert den Grundsatz, dass jeweils nur vollständige und einwandfreie Arbeitsergebnisse weitergegeben werden dürfen, damit sich Fehler nicht über mehrere Prozessschritte hinziehen und zusätzliche Kosten verursachen.

Dokumentation: Prüfprotokoll und Aufbewahrung

Ein Prüfprotokoll enthält Datum, Auftrag oder Charge, Prüfmerkmal, Ergebnis, Abweichungen und Kürzel der prüfenden Person. Ein Satz pro Prüfung reicht. Entscheidend ist, dass jemand anderes den Vorgang später nachvollziehen kann, ohne Sie zu fragen.

Abweichungen brauchen eine feste Reaktion. Legen Sie vorab fest: nacharbeiten, aussortieren, Rücksprache. Sonst verliert die Prüfung an Glaubwürdigkeit.

Zur Aufbewahrung: Eine pauschale Dreijahresfrist lässt sich nicht allgemein ansetzen. Nach den Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbelege aus § 257 HGB und § 147 AO gelten in der Regel zehn Jahre für Handelsbücher und Buchungsbelege sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. Branchenspezifische Vorgaben, etwa bei Lebensmitteln, Bauprodukten oder sicherheitsrelevanten Teilen, klären Sie zusätzlich. Fordern Kunden oder Auftraggeber eine Aufbewahrung, ergibt sie sich aus Bestellung oder Vertrag.

Wird jede Prüfung dauerhaft abgehakt, lässt sich daraus nach kurzer Zeit ablesen, wo Fehler wiederholt auftreten und wo nachjustiert werden muss.

Rechtliche und organisatorische Anknüpfungspunkte

Die DIN EN ISO 9001:2015 ist die zentrale Norm und international anerkannt. Ob Sie danach arbeiten müssen, ergibt sich aus den Anforderungen Ihrer Kunden und den Vorgaben Ihrer Branche.

Die IHK Lippe nennt Zulieferer, deren Kunden ein QMS fordern oder fordern werden, etwa Automobilindustrie und öffentliche Auftraggeber, außerdem Pflegeeinrichtungen mit gesetzlich vorgeschriebenem Qualitätssicherungssystem, Hersteller mit hohen Haftungsrisiken und Hersteller mit CE-Kennzeichnungspflicht. Prüfen Sie zuerst, was Ihre Kunden verlangen. Für die Einführung nennt die IHK Lippe die Kern- und Unterstützungsprozesse, Verantwortlichkeiten und Kennzahlen.

Wollen Sie später doch ein System aufbauen, nennt die IHK Lippe einen Anhaltswert. Der Aufbau dauert in der Regel etwa ein Jahr. Für ein Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern ohne Vorerfahrung entstehen rund 15.000 EUR für externe Beratung und Zertifizierung. Abweichungen nach oben und unten sind möglich. Interne Arbeitszeiten sind darin nicht enthalten. Dazu kommen laufende Kosten für jährliche Überwachungsaudits und ein Wiederholungsaudit alle drei Jahre. Fördermöglichkeiten erfragen Sie bei der IHK oder beim Förderanbieter.

Häufige Fragen

Wie viele Prüfmerkmale sollte ich am Anfang nehmen? Drei pro Arbeitsplatz sind ein sinnvoller Start: Maß, Oberfläche, Funktion. Erweitern Sie erst, wenn die ersten drei zuverlässig laufen.

Reicht eine Endkontrolle nicht aus? Sie deckt Fehler ab, behebt aber nicht ihre Ursache. Prüfungen in der laufenden Produktion verhindern, dass fehlerhafte Teile weiterverarbeitet werden.

Muss ich die Prüfprotokolle digital führen? Nein. Ein Papierformular mit Datum, Charge, Merkmal, Ergebnis und Kürzel erfüllt den Zweck genauso, solange es vollständig ausgefüllt wird.