Unternehmensführung
Teil von Qualitätssicherung im kleinen Betrieb: einfach und wirksam
Welche Qualitätsstandards sollte ich schriftlich festhalten?
Welche Qualitätsstandards Sie schriftlich festhalten sollten: Prozesskette, Prüfanweisungen, Zuständigkeiten und Pflege. Mit Checkliste und Prüfplan-Tabelle.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Halten Sie drei Dinge schriftlich fest: die Prozesskette mit Zuständigkeiten, Prüfanweisungen für kritische Merkmale und die Regel zur Aktualisierung.
- Seit der DIN EN ISO 9001:2015 reicht die Zusammenfassung aller Nachweise als dokumentierte Information. Ein QM-Handbuch und ein QM-Beauftragter sind nicht mehr zwingend gefordert.
- Legen Sie je Dokument fest, wer verantwortlich ist, wo es abgelegt wird und wann es zuletzt geprüft wurde.
Welche Qualitätsstandards Sie schriftlich festhalten sollten
Der erste Schritt ist die Erfassung des bestehenden Kernprozesses, also des Weges vom Kunden bis zum Kunden. Arbeiten Sie die genauen Abläufe und Zuständigkeiten von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung heraus. Wird dieser Ablauf zum ersten Mal schriftlich fixiert, zeigen sich häufig Vorgänge, die bisher nebenher erledigt wurden. Das beschreibt die IHK Region Stuttgart zur Prozesserfassung.
Der Ablauf wird in nummerierten Schritten beschrieben, jeweils mit Tätigkeit und Ergebnis. Bei jedem Schritt steht, wer ihn ausführt und wer das Ergebnis weitergibt. Eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Kernprozess reduziert Reibungsverluste und zeigt jedem Mitarbeiter seinen Beitrag zur Qualität. Dazu gehört, dass nur vollständige und einwandfreie Arbeitsergebnisse weitergegeben werden.
Praktisch ist eine kurze Kopfzeile je Dokument. Sie enthält Dokumenttitel, Kennnummer, Version, Erstellungsdatum, Freigabe durch die Leitung und die nächste Prüfung. Ohne Kennnummer geht schnell der Überblick verloren, welche Fassung an der Maschine hängt und welche veraltet ist. Zwei bis drei Seiten pro Anweisung genügen in vielen Betrieben.
Prüfanweisungen und dokumentierte Information
Eine Prüfanweisung legt fest, was geprüft wird, womit, in welchem Umfang und mit welchem Ergebnis. Nennen Sie das Prüfmerkmal, das Messmittel, die Stichprobe und den Grenzwert. Halten Sie außerdem fest, was bei einer Abweichung passiert und wer entscheidet, ob das Teil nachgearbeitet oder gesperrt wird.
Die DIN EN ISO 9001:2015 fasst Dokumente und Aufzeichnungen zur dokumentierten Information zusammen, auch ohne dokumentierte Verfahren und QM-Handbuch. Das fasst die IHK Hanau-Gelnhausen-Schlüchtern zur Norm zusammen. Ein QM-Beauftragter und ein dezidiertes QM-Handbuch werden nicht mehr gefordert, so die IHK Lippe zu Detmold. Die Norm setzt auf mehr Eigenverantwortung der Organisation.
Ein einfacher Prüfplan lässt sich als Tabelle führen. Ein Beispiel für ein Drehteil:
| Prüfung | Merkmal | Mittel | Umfang |
|---|---|---|---|
| Wareneingang | Werkstoffzeugnis | Sichtprüfung | jede Lieferung |
| Erste Prüfung | Durchmesser | Messschieber | erstes Teil je Serie |
| Zwischenprüfung | Maßhaltigkeit | Messschieber | jedes 20. Teil |
| Endprüfung | Funktion, Oberfläche | Sicht und Lehre | jedes Teil |
| Dokumentation | Prüfprotokoll | Formular | je Auftrag |
Die Spalte Umfang ist ein illustratives Beispiel, kein Normwert. Legen Sie Ihre Stichproben selbst anhand von Bauteil, Kundenanforderung und Risiko fest und begründen Sie die Wahl kurz schriftlich. Ergänzen Sie im Prüfplan die Spalten Wo abgelegt, Verantwortlich und Letzte Aktualisierung.
Aktualisierung und Pflege der Unterlagen
Ein fester Prüfrhythmus hat sich bewährt. Hinterlegen Sie für jede Anweisung ein Prüfdatum und eine verantwortliche Person. Wird nichts geändert, notieren Sie das mit Datum und Handzeichen. Diese Bestätigung ist selbst ein Nachweis und dokumentiert, zu welchem Stand die Regel galt.
Bei einer Änderung gilt eine einfache Reihenfolge: Entwurf anpassen, betroffene Mitarbeiter informieren, neue Fassung freigeben, alte Fassung aus dem Umlauf nehmen. Veraltete Blätter gehören nicht in die Werkstatt. Bewahren Sie ersetzte Fassungen geordnet auf, damit nachvollziehbar bleibt, welche Regel wann galt.
Sinnvoll ist außerdem eine Liste aller gültigen Dokumente. Sie zeigt auf einer Seite, welche Anweisungen es gibt, wer sie freigegeben hat und wann sie zuletzt geprüft wurden. So erkennen Sie vor einem internen Audit sofort, ob eine Anweisung fehlt oder überfällig ist.
Häufige Fragen
Welche Dokumente muss ich mindestens schriftlich festhalten?
Eine schriftliche Prozessdarstellung für den Kernprozess mit Zuständigkeiten, eine Prüfanweisung für die kritischen Merkmale und eine Regel, wer welche Unterlage wann aktualisiert. Ein QM-Handbuch ist nach DIN EN ISO 9001:2015 nicht mehr zwingend nötig.
Wie oft muss ich die Unterlagen aktualisieren?
Einen festen Prüfrhythmus sollten Sie für sich festlegen, zum Beispiel einmal jährlich. Bei Prozessänderungen, neuen Lieferanten oder Reklamationen passen Sie die betroffene Anweisung sofort an und vermerken das Datum.
Reicht eine Endkontrolle als Nachweis?
Eine Endkontrolle allein reicht als Nachweis nicht. Wer fehlerhafte Erzeugnisse erst am Ende aussortiert, betreibt Schadensbegrenzung, wie die IHK Region Stuttgart zur Qualitätssicherung erläutert. Prüfungen an mehreren Prozessschritten und dokumentierte Verantwortlichkeiten verhindern, dass sich Fehler über mehrere Stationen ziehen.
