Unternehmensführung
Teil von Qualitätssicherung im kleinen Betrieb: einfach und wirksam
Qualitätsstandards festhalten: Dokumentenkopf und Pflege
Qualitätsstandards festhalten: Wie Sie Unterlagen mit Dokumentenkopf, Version und Freigabe führen, Prüfanweisungen formulieren und die Pflege regeln.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Jedes Dokument bekommt eine kurze Kopfzeile mit Titel, Kennnummer, Version, Erstellungsdatum, Freigabe und nächster Prüfung.
- Eine Prüfanweisung nennt Prüfmerkmal, Messmittel, Stichprobe, Grenzwert und das Vorgehen bei einer Abweichung.
- Legen Sie je Dokument fest, wer verantwortlich ist, wo es abgelegt wird und wann es zuletzt geprüft wurde.
- Seit der DIN EN ISO 9001:2015 reicht die Zusammenfassung aller Nachweise als dokumentierte Information.
Der Dokumentenkopf: welche Fassung gilt, wer hat freigegeben
Praktisch ist eine kurze Kopfzeile je Dokument. Sie enthält Dokumenttitel, Kennnummer, Version, Erstellungsdatum, Freigabe durch die Leitung und die nächste Prüfung. Damit ist auf einen Blick klar, welche Fassung gilt.
Ohne Kennnummer geht schnell der Überblick verloren, welche Fassung an der Maschine hängt und welche veraltet ist. Wer ersetzte Fassungen geordnet aufbewahrt, kann später nachvollziehen, welche Regel wann galt. Zwei bis drei Seiten pro Anweisung genügen in vielen Betrieben.
Der Kern jeder Anweisung ist der Ablauf. Er wird in nummerierten Schritten beschrieben, jeweils mit Tätigkeit und Ergebnis. Bei jedem Schritt steht, wer ihn ausführt und wer das Ergebnis weitergibt. Dazu gehört, dass nur vollständige und einwandfreie Arbeitsergebnisse weitergegeben werden.
Kernprozess vom Kunden bis Kunden
- Auftragserteilung annehmen
- Arbeitsablauf planen
- Produktion durchführen
- Ergebnis prüfen und weitergeben
- Auslieferung an Kunden
Wird ein Ablauf zum ersten Mal schriftlich fixiert, zeigen sich häufig Vorgänge, die bisher nebenher erledigt wurden. Das beschreibt die IHK Region Stuttgart zur Prozesserfassung. Eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten reduziert Reibungsverluste und zeigt jedem Mitarbeiter seinen Beitrag zur Qualität.
Die Prüfanweisung: Feld für Feld ausfüllen
Eine Prüfanweisung legt fest, was geprüft wird, womit, in welchem Umfang und mit welchem Ergebnis. Fehlt eines dieser Felder, bleibt die Prüfung Auslegungssache, und zwei Mitarbeiter prüfen dasselbe Teil unterschiedlich.
Feld / Was dort steht
- Prüfmerkmal
- die Eigenschaft, die geprüft wird
- Messmittel
- womit geprüft wird
- Stichprobe
- wie viele Teile geprüft werden
- Grenzwert
- ab wann ein Teil als abweichend gilt
- Abweichung
- was bei einem Fehler passiert
- Entscheidung
- wer über Nacharbeit oder Sperrung entscheidet
Ein Beispiel für ein Drehteil: Das Prüfmerkmal ist der Durchmesser, das Messmittel ein Messschieber, die Stichprobe legen Sie je Serie fest, den Grenzwert legen Sie schriftlich fest. Bei einer Abweichung entscheidet die benannte Person über Nacharbeit oder Sperrung.
Die Stichprobe ist kein Normwert. Legen Sie sie selbst anhand von Bauteil, Kundenanforderung und Risiko fest und begründen Sie die Wahl kurz schriftlich. So erkennt auch ein Dritter, warum Sie genau so prüfen.
Ergänzen Sie jede Prüfanweisung um die Spalten Wo abgelegt, Verantwortlich und Letzte Aktualisierung. Treten Fehler gehäuft auf, hilft die Fehlersammelliste als Grundlage dafür, welche Anweisung nachgeschärft werden muss.
Aktualisierung und Pflege der Unterlagen
Ein fester Prüfrhythmus hat sich bewährt. Hinterlegen Sie für jede Anweisung ein Prüfdatum und eine verantwortliche Person. Wird nichts geändert, notieren Sie das mit Datum und Handzeichen. Diese Bestätigung ist selbst ein Nachweis und dokumentiert, zu welchem Stand die Regel galt.
Bei einer Änderung gilt eine einfache Reihenfolge:
- Entwurf der Anweisung anpassen.
- Betroffene Mitarbeiter informieren.
- Neue Fassung freigeben.
- Alte Fassung aus dem Umlauf nehmen.
Veraltete Blätter gehören nicht in die Werkstatt. Bewahren Sie ersetzte Fassungen geordnet auf, damit nachvollziehbar bleibt, welche Regel wann galt. Wie selbstverständlich das Ordnen ist, zeigt das Handelsrecht: Nach § 257 HGB muss jeder Kaufmann bestimmte Unterlagen, etwa Handelsbücher und Jahresabschlüsse, geordnet aufbewahren. Dasselbe Ordnungsprinzip hilft bei Ihren Qualitätsunterlagen.
Sinnvoll ist außerdem eine Liste aller gültigen Dokumente. Sie zeigt auf einer Seite, welche Anweisungen es gibt, wer sie freigegeben hat und wann sie zuletzt geprüft wurden. So erkennen Sie vor einem internen Audit sofort, ob eine Anweisung fehlt oder überfällig ist.
Was die Norm an Dokumentation verlangt
Die DIN EN ISO 9001:2015 fasst Dokumente und Aufzeichnungen zur dokumentierten Information zusammen, auch ohne dokumentierte Verfahren und QM-Handbuch.
Ein QM-Beauftragter und ein dezidiertes QM-Handbuch werden nicht mehr gefordert, wie das IHK-Merkblatt Qualitätsmanagement der IHK Lippe zu Detmold festhält. Die Norm setzt auf mehr Eigenverantwortung der Organisation. Wie Fehler im Alltag erfasst werden, behandelt die Qualitätssicherung im kleinen Betrieb.
Checkliste für jedes Dokument
Vor der Freigabe lohnt ein kurzer Blick auf diese Punkte.
- Titel, Kennnummer und Version stehen in der Kopfzeile
- Freigabe durch die Leitung ist vermerkt
- Verantwortliche Person und Ablageort sind festgelegt
- Prüfdatum für die nächste Durchsicht ist eingetragen
- Ersetzte Fassungen sind geordnet aufbewahrt
