Preiskalkulation im KMU: Vom Kostenpreis zum durchsetzbaren Preis

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Kostenpreis deckt alle variablen und fixen Kosten; erst der Vergleich mit dem Marktpreis zeigt, ob er durchsetzbar ist.
• Zuschlagskalkulation und Stundenverrechnungssatz sind gängige Methoden für Handel, Dienstleistung und Handwerk.
• Nur Zinszahlungen für Darlehen sind Betriebskosten; die Tilgung muss aus dem Betriebsergebnis geleistet werden.
• Bei laufenden Verträgen gilt der Festpreis; Preisgleitklauseln müssen deshalb vor Vertragsschluss vereinbart werden.
• Für Endverbraucher gilt der Endpreis einschließlich Umsatzsteuer, bei Dienstleistungen zusätzlich ein Preisverzeichnis.

Kostenpreis zuerst, Marktpreis danach

Die Reihenfolge ist entscheidend. Zuerst ermitteln Sie, welche Kosten für Einkauf, Herstellung und Verkauf einer Leistung entstehen. Nutzen Sie dazu die Kostenartenrechnung. Das Ergebnis ist der Kostenpreis. Erst im zweiten Schritt vergleichen Sie ihn mit dem Marktpreis, also dem Betrag, den Kunden zu zahlen bereit sind. Er deckt im Idealfall auch den Lebensunterhalt des Unternehmers. Diese Reihenfolge empfiehlt die IHK Chemnitz zur Preispolitik.

Liegt der eigene Kostenpreis über dem Marktpreis, gibt es mehrere Wege. Prüfen Sie, ob eine Kundengruppe existiert, die den höheren Preis akzeptiert, oder suchen Sie gezielt nach Einsparmöglichkeiten. Wichtig ist, dass der Erlös alle variablen und fixen Kosten deckt und zusätzlich den Lebensunterhalt des Unternehmers ermöglicht. Wer nur die Materialkosten sieht, kalkuliert zu knapp.

Sinnvoll ist ein Prüfschema mit wenigen Kennzahlen. Notieren Sie für jede Hauptleistung Kostenpreis, Marktpreis und die geplante Absatzmenge. Die Checkliste der IHK Chemnitz zur Preispolitik fragt entsprechend nach dem Angebotspreis, dem durchschnittlich erwarteten Umsatz je Kunde und dem gewünschten monatlichen Absatz.

Zuschlagskalkulation und Stundenverrechnungssatz

Für Handel und Dienstleistungen ist die Zuschlagskalkulation die gängige Methode. Sie addieren Materialkosten, Lohnkosten und einen Gemeinkostenzuschlag und schlagen einen Gewinnzuschlag auf. Der Gemeinkostenzuschlag verteilt fixe Kosten wie Miete, Versicherung und Büro auf die einzelne Leistung. Der Gewinnzuschlag ist die Vergütung für Risiko und Kapitaleinsatz. Diese Methode nennt die IHK Chemnitz zur Preispolitik.

Im Handwerk arbeitet der Betrieb meist mit dem Stundenverrechnungssatz. Dabei werden die produktiven Stunden eines Jahres ermittelt und die gesamten Kosten des Betriebs auf diese Stunden verteilt. Wer Krankheit, Urlaub und unproduktive Zeiten nicht einrechnet, kommt auf einen zu niedrigen Satz. Materialkosten können in den Verrechnungssatz einbezogen werden oder separat abgerechnet werden.

Für Dienstleistungen gegenüber Verbrauchern gilt zusätzlich die Preisangabenverordnung. Wer Dienstleistungen anbietet, muss ein Preisverzeichnis mit den Preisen der wesentlichen Leistungen oder, soweit üblich, mit Stunden-, Kilometer- und anderen Verrechnungssätzen einschließlich Umsatzsteuer in den Geschäftsräumen und, sofern vorhanden, zusätzlich im Schaufenster oder Schaukasten anbringen. Das beschreibt die IHK Frankfurt zur Preisauszeichnung. Der ausgehängte Satz muss deshalb zur tatsächlichen Abrechnung passen.

Beispielrechnung mit eigenen Zahlen

Die folgende Rechnung ist ein selbst gewähltes Beispiel und keine Marktvorgabe. Angenommen, eine Leistung verursacht 40 Euro Materialkosten und 60 Euro Lohnkosten. Der Gemeinkostenzuschlag beträgt 40 Prozent, der Gewinnzuschlag 15 Prozent.

Position	Betrag
Material	40,00 Euro
Lohn	60,00 Euro
Gemeinkosten 40 % auf 100 Euro	40,00 Euro
Selbstkosten	140,00 Euro
Gewinn 15 % auf 140 Euro	21,00 Euro
Netto-Verkaufspreis	161,00 Euro
Endpreis mit 19 % Umsatzsteuer	191,59 Euro

Der Zuschlagssatz für Gemeinkosten lässt sich aus dem Verhältnis von Gemeinkosten zu Einzelkosten des Betriebs ableiten. Dieses Beispiel rechnet mit glatten Zahlen, um das Verfahren zu zeigen. Ersetzen Sie die Werte durch die eigenen Zahlen aus der Buchhaltung. Die IHK Halle-Dessau zur Unternehmensgründung betont, dass nicht der Steuerberater, sondern der Unternehmer selbst kalkulieren und kurzfristig auf Abweichungen reagieren muss.

Preise erhöhen bei laufenden Verträgen

Bei einem wirksam geschlossenen Vertrag gilt der im Vertrag festgelegte Festpreis. Allein wegen gestiegener Materialpreise lässt er sich nicht anpassen. Darauf weist die IHK Köln zu Preissteigerungen hin. Wer laufend mit schwankenden Einkaufspreisen arbeitet, sollte deshalb schon beim Vertragsschluss einen Mechanismus wie eine Preisgleitklausel vereinbaren und die Formulierung anwaltlich prüfen lassen.

Preisgleitklauseln sind im Gesetz über das Verbot der Verwendung von Preisklauseln bei der Bestimmung von Geldschulden geregelt. Abgesehen vom Indexierungsverbot enthält das Gesetz zahlreiche Ausnahmen. Der Gesetzgeber verlangt einen allgemein zugänglichen Maßstab mit Beziehung zur verkauften Ware oder Dienstleistung und dass Preissteigerungen ebenso wie Preissenkungen an die Kunden weitergegeben werden. Diese Bedingungen erläutert die IHK Südthüringen zu Preisgleitklauseln. Verträge sollten auf prozentuale Veränderungsraten statt auf Indexpunkte abstellen, weil die amtliche Statistik alle fünf Jahre ein neues Basisjahr wählt.

Vor dem Abschluss langfristiger Verträge lohnt sich eine anwaltliche Prüfung, besonders bei mehrjähriger Laufzeit und automatisierten Preisanpassungen. Ohne Klausel bleibt der Weg über die Störung der Geschäftsgrundlage nach § 313 BGB. Dafür muss ein unvorhersehbares, plötzliches Ereignis eintreten, das so schwerwiegend ist, dass das Festhalten am Vertrag unzumutbar ist. Die Gerichte entscheiden einzelfallbezogen. Die IHK Köln weist darauf hin, dass einem Berufen auf die Störung der Geschäftsgrundlage entgegengehalten werden kann, dass Preissteigerungen heute nicht mehr unvorhersehbar sind.

Angebote und Bindungsfristen steuern

Ein unterschätztes Instrument ist die kurze Bindungsfrist im Angebot. Die Gegenseite kann das Angebot dann nur für einen kurzen Zeitraum zu den darin enthaltenen Bedingungen annehmen. Erforderlich ist der ausdrückliche Hinweis, dass man sich nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt an die angebotenen Preise gebunden fühlt. Auf die konkreten Umstände sollte hingewiesen werden. Das erläutert die IHK Köln zu kurzen Bindungsfristen.

Alternativ lässt sich ein freibleibendes Angebot abgeben. Es empfiehlt sich, wenn die der Kalkulation zugrunde liegenden Kosten zum Zeitpunkt der Angebotserstellung noch nicht absehbar sind. Vorsicht: Auf Antworten der Gegenseite muss reagiert werden. Es besteht eine Reaktionspflicht. Ohne Reaktion kommt der Vertrag zu den Bedingungen des Angebots zustande. Das nennt die IHK Köln zu freibleibenden Angeboten ausdrücklich.

In der Praxis reicht eine kurze Notiz im Angebot, die den Grund der Befristung nennt. Nennen Sie das Datum, bis zu dem der Preis gilt, und den Grund, etwa die aktuelle Materialpreisentwicklung. So bleibt der Vorgang nachvollziehbar und die Frist wird nicht zum Streitpunkt.

Preise gegenüber Verbrauchern korrekt auszeichnen

Preise für Endverbraucher sind Bruttopreise. Wer Endverbrauchern gewerbsmäßig Waren oder Dienstleistungen anbietet oder mit Preisen wirbt, muss den Endpreis einschließlich Umsatzsteuer und aller zusätzlich anfallenden Preisbestandteile angeben. Nicht zum Endpreis zählt das Pfand, das zusätzlich anzugeben ist. Endverbraucher ist, wer für den privaten Verbrauch erwirbt. Die Verordnung gilt daher nicht für den Großhandel gegenüber gewerblichen Abnehmern, solange sichergestellt ist, dass keine Waren an Endverbraucher verkauft werden. Das erläutert die IHK Frankfurt zur Preisangabenverordnung.

Alle Preise müssen der Ware oder Dienstleistung eindeutig zugeordnet und leicht erkennbar sowie deutlich lesbar sein. Waren in Schaufenstern, Schaukästen oder Verkaufsständen und Waren, die Kunden unmittelbar entnehmen können, müssen durch Preisschilder oder Beschriftung ausgezeichnet werden. Werden Waren sonst im Verkaufsraum bereitgehalten, muss zumindest ein Preisverzeichnis angebracht, zur Einsicht bereitgehalten oder der Preis an Behältnissen und Regalen angebracht werden. Bei Waren nach Gewicht, Volumen, Länge oder Fläche kommt der Grundpreis je Einheit hinzu.

Bei individuellen Preisnachlässen sowie nach Kalendertagen zeitlich begrenzten und durch Werbung bekannt gemachten generellen Preisnachlässen muss kein Endpreis angegeben werden. Wer eine Aktion dennoch bewirbt, sollte das Ende klar benennen, etwa mit einem Datum. Bei Dienstleistungen bleibt das Preisverzeichnis mit den wesentlichen Positionen die Basis. Beides beschreibt die IHK Frankfurt zu Verkaufsaktionen.

Rabatte, Skonto und Niedrigpreisfallen

Jeder Preisnachlass trifft die Marge unmittelbar. Rechenbeispiel mit eigenen Zahlen: Ein Auftrag bringt 100 Euro Nettoerlös und verursacht 70 Euro variable Kosten, der Deckungsbeitrag beträgt also 30 Euro. Nach 10 Prozent Rabatt sinkt der Erlös auf 90 Euro, der Deckungsbeitrag auf 20 Euro. Für denselben Gesamtdeckungsbeitrag brauchen Sie 50 Prozent mehr Aufträge, denn 30 geteilt durch 20 ergibt 1,5.

Wichtig ist die Unterscheidung der Nachlassarten. Rabatt und Bonus sind vom Listenpreis abgezogen und treten sofort oder am Jahresende auf. Skonto dagegen ist ein Preisnachlass, der bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist gewährt wird.

Rechenbeispiel für die eigene Entscheidung: Bei zwei Prozent Skonto innerhalb von 14 Tagen und einem Zahlungsziel von 30 Tagen entspricht der Verzicht auf das Skonto einem effektiven Jahreszins von rund 46 Prozent. Die Rechnung: Wer 16 Tage früher zahlt, spart zwei Prozent des Rechnungsbetrags. Bezogen auf die verbleibenden 98 Prozent und hochgerechnet von 16 auf 360 Tage ergibt das 2 geteilt durch 98, multipliziert mit 360 geteilt durch 16, also rund 46 Prozent.

Eine dauerhafte Niedrigpreisstrategie wird schnell zur Falle. Sie zieht preissensible Kunden an, bindet Kapazität und senkt die Marge für alle Aufträge. Prüfen Sie Rabatte daher immer einzeln und mit einer Vorher-Nachher-Rechnung. Rabatte und Skonti gehören direkt in die Kalkulation, weil sie den Erlös schmälern und sonst in der Nachverhandlung nachgeholt werden müssen.

Prüfliste vor dem nächsten Rabatt

• Kenne ich den Deckungsbeitrag des Auftrags vor dem Nachlass?
• Wie viele Zusatzaufträge braucht es für dieselbe Marge?
• Gibt es Alternativen wie Naturalrabatt, längere Garantie oder Bündel?
• Ist der Rabatt zeitlich befristet und schriftlich dokumentiert?
• Habe ich das Zahlungsziel und die eigenen Zinslasten gegenübergestellt?

Bei Zahlungszielen ist eine kurze Frist aus Lieferantensicht meist günstiger. Der Käufer erhält einen Lieferantenkredit, und der Verkäufer trägt ein Ausfallrisiko. Prüfen Sie das Zahlungsziel je Kunde und legen Sie es in den Zahlungsbedingungen fest.

Wann Kartellrecht relevant wird

Kleine Betriebe unterschätzen das Kartellrecht. Nach § 1 GWB sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinigungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen verboten, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Der Normtext nennt keine Mindestgröße der beteiligten Unternehmen.

Nach der IHK Frankfurt am Main zum Kartellrecht trifft das Kartellrecht nicht nur Großunternehmen, sondern auch mittelständische Betriebe. Preis-, Quoten-, Kunden- und Gebietsabsprachen zwischen Wettbewerbern sind stets verboten. Zu den Preisabsprachen zählen auch Absprachen über Rabatte, Zahlungsbedingungen und den Umfang von Garantien. Nicht jede unbedeutende Beschränkung fällt unter das Verbot; andere Vereinbarungen können wegen mangelnder Spürbarkeit ausgenommen sein.

Für kleine und mittlere Unternehmen sieht das GWB eine Ausnahme vor. Nach § 3 GWB können Wettbewerber Vereinbarungen über die Rationalisierung wirtschaftlicher Vorgänge durch zwischenbetriebliche Zusammenarbeit treffen. Voraussetzung ist, dass der Wettbewerb auf dem Markt nicht wesentlich beeinträchtigt wird und die Vereinbarung die Wettbewerbsfähigkeit kleiner oder mittlerer Unternehmen verbessern soll. Halten Sie Preise, Konditionen und Rabattstaffeln dennoch intern und dokumentieren Sie Ihre eigene Kalkulation. Wer sich unsicher ist, sollte vor einer Kooperation rechtlichen Rat einholen.

Häufige Fragen

Deckt mein Preis die Gemeinkosten?

Das zeigt erst eine Kalkulation mit Gemeinkostenzuschlag. Ermitteln Sie die gesamten fixen Kosten eines Jahres und teilen Sie sie durch die Absatzmenge oder die produktiven Stunden. Fixe Kosten wie Gewerbemieten, Personalkosten, Telefon- und Internetkosten sowie betriebliche Versicherungen fallen auch dann an, wenn nichts produziert oder verkauft wird. Die Kostenarten erläutert die IHK Chemnitz zu Betriebskosten.

Darf ich den Preis für Stammkunden einfach erhöhen?

Bei laufenden Verträgen nicht ohne Weiteres. Der vereinbarte Preis gilt. Prüfen Sie zuerst, welche Laufzeit gilt und ob eine Anpassungsklausel existiert. Bei neuen Aufträgen können Sie den Preis frei kalkulieren und kommunizieren.

Muss ich Skonto gewähren?

Nur wenn Sie es in Ihren Zahlungsbedingungen zusagen. Skonto ist ein Anreiz, den Sie selbst einsetzen: Wer schneller zahlt, erhält einen Abschlag. Gewähren Sie Skonto, muss der Abschlag in die Kalkulation einfließen, sonst sinkt die Marge. Nach Ablauf der Skontofrist gilt der volle Rechnungsbetrag.