Fuhrpark im kleinen Betrieb: prüfen, rechnen, dokumentieren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kläre zuerst, welche Fahrten wirklich anfallen. Erst danach entscheidest du über Anzahl und Klasse der Fahrzeuge.
• Jedes dienstlich genutzte Fahrzeug ist bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, durch eine befähigte Person auf betriebssicheren Zustand zu prüfen; das Ergebnis ist zu dokumentieren.
• Trenne Fixkosten, variable Kosten und Ausfallkosten. Nur so erkennst du, welches Fahrzeug sich trägt.

Fahrzeugbedarf ermitteln

Viele kleine Betriebe kaufen zuerst und rechnen später. Dreh das um. Erfasse zwei bis vier Wochen lang jede Fahrt: Ziel, Zweck, Uhrzeit, Kilometer und Personenzahl. Diese Liste zeigt schnell, ob du eher viele kurze Stadtfahrten oder wenige lange Strecken hast.

Aus dieser Auswertung leitest du den Bedarf ab. Brauchst du Transporter mit Ladefläche, Kombis für Kundentermine oder beides? Prüfe je Fahrzeug, ob Nutzlast, Ladevolumen und Anhängelast zum typischen Auftrag passen. Ein zu großes Fahrzeug verbraucht täglich Geld, ein zu kleines erzwingt teure Mietfahrten.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb fährt montags bis freitags je zwei Einsätze pro Fahrzeug an. Bei 210 Arbeitstagen und 40 Kilometern pro Tag ergibt das rund 8.400 Kilometer im Jahr je Fahrzeug. Diese Zahl ist eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten.

Nutze die Beispielrechnung als Startpunkt. Vergleiche sie mit dem Tacho der bestehenden Fahrzeuge. Weichen Plan und Realität stark ab, liegt der Fehler meist in der Auftragsplanung, nicht in der Fahrzeugzahl.

Kosten vollständig erfassen

Erfasste Kosten sind die Grundlage jeder Entscheidung. Wer nur den Kaufpreis betrachtet, unterschätzt den laufenden Aufwand deutlich.

Teile die Kosten in drei Blöcke. Fixkosten fallen unabhängig von der Fahrleistung an: Versicherung, Kfz-Steuer, Leasingrate oder Abschreibung, Stellplatz. Variable Kosten steigen mit jedem Kilometer: Kraftstoff oder Strom, Reifen, Wartung, Reinigung. Ausfallkosten entstehen, wenn ein Fahrzeug ungeplant steht, etwa durch Werkstattzeiten oder Bußgelder.

Führe für jedes Fahrzeug ein eigenes Kostenblatt. Trage dort monatlich die Belege ein. So siehst du nach zwei Quartalen, welches Fahrzeug überdurchschnittlich teuer ist. Diese Transparenz ist die Basis für Verkauf, Ersatz oder Umstellung auf Miete.

Eine Beispielrechnung zur Einordnung: Angenommen, ein Transporter kostet dich 450 Euro Fixkosten pro Monat und 18 Cent variable Kosten pro Kilometer. Bei 1.200 Kilometern im Monat ergibt das 450 plus 216, also 666 Euro. Dieser Betrag ist eine Illustration, kein Marktpreis.

Prüfpflichten und Wartung planen

Dienstlich oder geschäftlich genutzte Fahrzeuge von Beschäftigten sind bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch eine dazu befähigte Person auf betriebssicheren Zustand zu prüfen; die Prüfung ist zu dokumentieren. Das gilt nach der DGUV-Information zur Betriebssicherheitsprüfung. Rechtsgrundlage sind die DGUV Vorschriften 70 beziehungsweise 71 Fahrzeuge und die Betriebssicherheitsverordnung.

Nach § 14 Abs. 2 BetrSichV sind Arbeitsmittel wiederkehrend nach den in der Gefährdungsbeurteilung ermittelten Fristen zu prüfen; § 14 Abs. 7 verlangt Aufzeichnung mit Name und Unterschrift der befähigten Person. Der DGUV Grundsatz 314-003 verweist für Fahrzeuge auf § 57 DGUV Vorschrift 70 und 71 sowie sinngemäß § 14 Abs. 2 BetrSichV und konkretisiert Prüffristen und Prüfpersonen.

Die Prüfung auf Verkehrssicherheit gilt als erbracht, wenn ein mängelfreies Ergebnis einer HU nach StVZO vorliegt. Dann kann sich die Prüfung auf den arbeitssicheren Zustand beschränken. Nach DGUV Vorschrift 70 gilt diese gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 12 nicht für dienstlich oder geschäftlich genutzte Privatfahrzeuge; § 57 verlangt die Prüfung bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, durch einen Sachkundigen.

Für die Planung heißt das: Lege für jedes Fahrzeug einen HU-Termin und einen Termin für die interne Prüfung an. Beauftrage entweder eine befähigte Person im Betrieb oder eine externe, etwa aus einer Kfz-Werkstatt. Der DGUV Grundsatz 314-003 enthält Prüflisten, die du zugleich für die vorgeschriebene Dokumentation nutzen kannst.

Ergänze den Plan um Herstellervorgaben. Wartungsintervalle richten sich nach Kilometerleistung oder Zeit, je nach Hersteller. Wer die Vorgabe ignoriert, riskiert Garantieverlust und höhere Folgekosten.

Fahrten dokumentieren

Ein Fahrtenbuch dokumentiert Strecken, Fahrer, Kilometerstände und den Anlass der Fahrt. Nach § 31a StVZO kann die nach Landesrecht zuständige Behörde einem Halter die Führung eines Fahrtenbuchs anordnen, wenn die Feststellung des Fahrzeugführers nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften nicht möglich war.

Für kleine Betriebe sind zwei Situationen typisch. Erstens die behördliche Auflage nach einem Verstoß. Zweitens die steuerliche Frage: Wird ein Firmenwagen privat genutzt, steht die pauschale 1-%-Regelung neben der Fahrtenbuchmethode. Nach dem BFH-Urteil VI R 50/15 ist der geldwerte Vorteil nach § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 5 EStG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG entweder mit der 1-%-Regelung oder mit der Fahrtenbuchmethode zu bewerten.

Führe das steuerliche Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form, damit nachträgliche Einfügungen auffallen. Neben Datum und Fahrtzielen trägst du die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner ein oder den Gegenstand der dienstlichen Verrichtung. Nach dem BFH-Urteil VI R 50/15 muss es hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Abgekürzte Ortsangaben genügen allenfalls, wenn sich der Kunde aus der Angabe zweifelsfrei ergibt oder sein Name sich aus nicht ergänzungsbedürftigen Unterlagen ermitteln lässt. Prüfe eine Software vorab darauf und auf den Datenschutz.

Carsharing und Miete abwägen

Nutze Carsharing als Ergänzung, nicht als pauschalen Ersatz. Vergleiche den Bedarf je Fahrzeug mit der Nutzung. Steht ein Fahrzeug an mehr als der Hälfte der Arbeitstage, spricht das für ein eigenes Fahrzeug. Wird es nur an einzelnen Tagen gebraucht, kann Miete günstiger sein.

Rechne beide Varianten mit denselben Kilometern. Stelle den Vollkosten des eigenen Fahrzeugs die Miet- oder Sharingkosten plus Anfahrt und Rüstzeit gegenüber. Vergiss die Zeit nicht: Ein Mietfahrzeug muss abgeholt, geprüft und zurückgebracht werden. Diese Stunden fehlen in der Produktion.

Als Orientierung, nicht als Marktpreis: Kostet ein eigener Transporter 666 Euro im Monat und wird nur an vier Tagen genutzt, sind das rund 167 Euro pro Einsatztag. Ein Mietfahrzeug mit 90 Euro pro Tag plus Anfahrt wäre dann günstiger, solange die Nutzung selten bleibt. Diese Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Werten.

Prüfe außerdem die Spitzenabdeckung. Bei Saisonaufträgen kann ein zusätzliches Mietfahrzeug die günstigere Lösung sein als ein zweites eigenes Fahrzeug, das zehn Monate steht.

Fahrzeugwahl und Antrieb prüfen

Bei der Fahrzeugwahl zählen Einsatzprofil, Nutzlast und Ladevolumen mehr als das Modellimage. Für den ID. Buzz Cargo nennt Volkswagen Nutzfahrzeuge eine WLTP-Reichweite von 363 bis 326 Kilometern für die Variante Pure und 460 bis 407 Kilometer für die Variante Pro.

Der Hersteller nennt auf dieser Seite einen Preis ab 48.368 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Solche Herstellerangaben sind Angebote und können sich ändern, prüfe sie daher vor dem Kauf direkt beim Händler. Zusätzlich werden ein Ladevolumen von bis zu 3,9 Kubikmetern, Platz für zwei quer eingeladene Europaletten, ein Wendekreis von 11,09 Metern und eine maximale Nutzlast bis 750 Kilogramm angegeben.

Volkswagen nennt für den ID. Buzz Cargo 5 Jahre Herstellergarantie ab Werk und gibt an, dass die Werksgarantie während ihrer Laufzeit Reparaturkosten für nicht verschleißbedingte Mängel übernimmt. Die tatsächliche Reichweite hängt laut Hersteller vom Fahrprofil, der Außentemperatur und der Zuladung ab. Für einen kleinen Betrieb heißt das: Plane Ladezeiten und Winterreserven ein.

Prüfe vor dem Kauf die Lademöglichkeit am Betriebshof. Eine Wallbox braucht einen geeigneten Stellplatz und eine elektrische Anbindung. Ohne eigene Lademöglichkeit steigen der Planungsaufwand und die Kosten pro Kilometer, weil du auf öffentliche Ladeinfrastruktur angewiesen bist.

Häufige Fragen

Wie oft muss ich Fahrzeuge im Betrieb prüfen lassen?

Bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, durch eine dazu befähigte Person. Liegt eine mängelfreie HU vor, beschränkt sich die Prüfung auf den arbeitssicheren Zustand. Das Ergebnis muss dokumentiert werden.

Wann brauche ich ein Fahrtenbuch?

Bei einer behördlichen Auflage nach § 31a StVZO und bei privater Nutzung eines Firmenwagens, wenn du die Fahrtenbuchmethode statt der 1-%-Regelung nutzen willst. Die Auflage verlangt Name, Vorname und Anschrift des Fahrers, das amtliche Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns. Nach Fahrtende sind unverzüglich Datum und Uhrzeit mit Unterschrift einzutragen; das steuerliche Fahrtenbuch muss zusätzlich Ziele und Geschäftspartner ausweisen.

Lohnt sich Carsharing statt eines eigenen Fahrzeugs?

Nur bei seltenem Bedarf. Vergleiche die Vollkosten des eigenen Fahrzeugs mit Miete oder Sharing plus Anfahrt und Rüstzeit. Je häufiger du fährst, desto stärker relativieren sich die Fixkosten des eigenen Fahrzeugs.