Ein Fahrtenbuch für Steuern und behördliche Auflagen führen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Fahrtenbuch kann die private Nutzung eines Firmenwagens anteilig belegen und die pauschale 1-Prozent-Regelung ersetzen.
• Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, damit nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder erkennbar sind.
• Unabhängig davon kann die nach Landesrecht zuständige Behörde nach § 31a StVZO ein Fahrtenbuch anordnen.

Wann Sie überhaupt ein Fahrtenbuch brauchen

Die hier verglichenen steuerlichen Methoden betreffen bei Gewerbetreibenden Pkw mit mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung. Dann ist die private Nutzung nach § 6 Absatz 1 Nummer 4 des Einkommensteuergesetzes monatlich mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises bei Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung, jeweils einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen. Alternativ lassen sich die auf Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen, wenn Belege und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch das Verhältnis belegen. Bei Arbeitnehmern gilt § 8 Absatz 2 EStG.

Der zweite Anlass ist verkehrsrechtlich. Kann nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften der Fahrzeugführer nicht festgestellt werden, kann die nach Landesrecht zuständige Behörde dem Halter nach § 31a StVZO die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegen; die Verwaltungsbehörde kann ein oder mehrere Ersatzfahrzeuge bestimmen.

Das verkehrsrechtliche Fahrtenbuch verlangt andere Angaben. Nach § 31a Absatz 2 StVZO sind vor Fahrtbeginn Name, Vorname und Anschrift des Fahrzeugführers, das amtliche Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns einzutragen; nach Fahrtende unverzüglich Datum, Uhrzeit und Unterschrift. Angaben zur Fahrtstrecke verlangt die Vorschrift nicht.

Das Fahrtenbuch ist auf Verlangen zur Prüfung auszuhändigen und sechs Monate nach Ablauf der Führungszeit aufzubewahren.

Welche Angaben das Finanzamt sehen will

Erfassen Sie jede berufliche Fahrt mit Datum, Endkilometerstand und Reiseziel. Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise dürfen zusammengefasst werden, wenn der Endkilometerstand und die besuchten Kunden in zeitlicher Reihenfolge festgehalten werden. Die bloße Straßenangabe reicht nicht, wenn Hausnummer, Ort und Kunde fehlen.

Ebenso nötig sind der aufgesuchte Kunde beziehungsweise der Gegenstand der Verrichtung sowie Privatfahrten mit Kilometerangaben. Bloße Ortsangaben genügen nur, wenn sich der Kunde daraus zweifelsfrei ergibt oder sein Name sich einfach aus Unterlagen ermitteln lässt.

Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder klar erkennbar sein.

Zeitnah, geschlossen, nachvollziehbar

Zeitnah und in geschlossener Form sind die Einträge zu führen, damit nachträgliche Einfügungen oder Änderungen ausgeschlossen oder erkennbar sind. Verlangt sind Datum, Fahrtziel, der aufgesuchte Kunde und die Fahrten samt Gesamtkilometerstand (BFH, Urteil vom 15. Februar 2017, VI R 50/15).

Führen Sie das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum: Ein unterjähriger Wechsel zur Fahrtenbuchmethode ist für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.

Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Fahrten erfasst und Änderungen nachvollziehbar sind. Klären Sie Lücken zeitnah, statt Einträge nachzutragen.

So sieht ein korrekter Eintrag aus

Feld	Beispielhafter Eintrag
Datum	14.09.2026
Kilometerstand Ende	87.412 km
Reiseziel	Musterstraße 8, 50667 Köln, Kunde Nordlicht GmbH
Zweck	Angebotsübergabe und Aufmaß
Privatfahrt	9 km, Wohnung

Privatfahrten notieren Sie knapp, aber nachvollziehbar, mit Ziel und Kilometerstand.

Warum sich der Aufwand rechnen kann: eine Beispielrechnung

Konstruiertes Beispiel für einen Benzin- oder Diesel-Firmenwagen, keine Zusage und ohne Sonderregeln für Elektro- oder Hybride. Angenommen, der Bruttolistenpreis beträgt 30.000 Euro und die einfache Entfernung zur Arbeit 20 Kilometer. Die Pauschale ergibt monatlich 1,6 Prozent des Listenpreises, also 480 Euro (1 Prozent plus 20 mal 0,03 Prozent). Bei 40 Prozent Grenzsteuersatz sind das 192 Euro Steuer (480 mal 0,4).

Die Zuschlagsformel und die Fahrtenbuchmethode stehen in § 8 Absatz 2 und § 6 Absatz 1 Nummer 4 EStG. Der Wert erhöht sich monatlich um 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer. Bei der Fahrtenbuchmethode werden die Gesamtaufwendungen mit dem Anteil der privaten und Pendelfahrten angesetzt. Betragen sie 700 Euro monatlich und der Anteil 15 Prozent, sind 105 Euro anzusetzen, bei 40 Prozent Grenzsteuersatz 42 Euro statt 192 Euro. Das sind 150 Euro weniger Steuer.

Digitale Fahrtenbücher richtig beurteilen

Ein elektronisches Fahrtenbuch sollte dieselben Erkenntnisse liefern wie ein handschriftliches und nachträgliche Änderungen ausschließen oder protokollieren. GPS-Systeme können Kilometerstand, Reiseziel und Geschäftspartner vorschlagen.

Prüfen Sie den Datenschutz: Das System erstellt ein Bewegungsprofil und erfasst Geschäftspartner. Bei Auswertung durch einen Dienstleister sollten Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und Löschfristen schriftlich geregelt sein.

Häufige Fragen

Reicht ein Fahrtenbuch für beide Zwecke? Ein einziges Fahrtenbuch kann beide Anforderungen erfüllen, aber nur, wenn es zusätzlich die verkehrsrechtlichen Pflichtangaben enthält: Name, Vorname und Anschrift des Fahrzeugführers, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende sowie die Unterschrift nach § 31a Absatz 2 StVZO. Eine rein steuerliche Aufzeichnung ohne diese Angaben genügt nicht.

Darf ich Einträge später ergänzen? Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder deutlich erkennbar sein. Kennzeichnen Sie jede Berichtigung.

Muss ich das Fahrtenbuch das ganze Jahr führen? Bei der Fahrtenbuchmethode ja: Ein unterjähriger Wechsel für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig, das Fahrtenbuch muss den gesamten Veranlagungszeitraum abdecken (BFH, Urteil vom 20. März 2014, VI R 35/12). Sie können die Methode von vornherein für ein ganzes Jahr wählen.

Gilt das auch für Dienstwagen? Bei Arbeitnehmern gilt § 8 Absatz 2 EStG mit zwei Methoden: pauschale Bewertung nach Satz 2 nebst Entfernungszuschlag nach Satz 3 oder Ansatz des auf Privatfahrten und Pendelfahrten entfallenden Teils der Gesamtaufwendungen nach Satz 4.