Betriebskosten
Teil von Fuhrpark im kleinen Betrieb: prüfen, rechnen, dokumentieren
Wartungsplan Fuhrpark: Termine ohne Ausfälle planen
Wartungsplan Fuhrpark: Erfassen Sie Hersteller- und Prüffristen, stimmen Sie Werkstatttermine ab und sichern Sie den Fahrzeugeinsatz im KMU.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fahrzeuge im Betrieb müssen bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, durch eine befähigte Person auf betriebssicheren Zustand geprüft werden.
- Die Prüfung ist zu dokumentieren; bei mängelfreier HU kann sie sich auf den arbeitssicheren Zustand beschränken.
- Nach DGUV Grundsatz 314-003 fassen die Prüflisten für Fahrzeuge, die eine Einheit bilden, etwa Pkw und Transporter, alle Prüfpunkte in einer Liste zusammen. Für andere Fahrzeuge gibt es eine Liste für das Grundfahrzeug und eine Ergänzungsprüfliste für den Aufbau. Die Liste Verkehrssicherheit und Antriebssystem gilt zusätzlich, wenn bei der Prüfung auf arbeitssicheren Zustand keine HU nach StVZO vorliegt.
Zwei Fristenwelten, die Sie nicht verwechseln dürfen
Für den Wartungsplan Fuhrpark gilt: Eine Stellschraube bestimmen Sie selbst – die Herstellervorgabe nach Kilometerleistung, Betriebsstunden oder Zeitabstand aus Serviceheft oder Werkstattsoftware. Davon zu trennen ist die Prüfpflicht aus dem Arbeitsschutz, deren Fristen und Nachweise Sie nicht verhandeln können.
Zwei Fristenwelten im Vergleich
Herstellervorgabe
- Grundlage
- Serviceheft, Werkstattsoftware
- Intervall
- Kilometer, Zeit, Betriebsstunden
- Verhandelbar
- Ja, selbst bestimmbar
- Nachweis
- Servicenachweis
Arbeitsschutz
- Grundlage
- DGUV Vorschriften 70, 71
- Intervall
- Mindestens einmal jährlich
- Verhandelbar
- Nein, nicht verhandelbar
- Nachweis
- Dokumentierte Prüfung
Nach Angaben der DGUV müssen Unternehmen Fahrzeuge wie jedes Arbeitsmittel regelmäßig prüfen. Nutzen Beschäftigte ein Fahrzeug dienstlich oder geschäftlich, ist es bei Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich, durch eine dazu befähigte Person auf betriebssicheren Zustand zu prüfen. Gesetzliche Grundlage sind die DGUV Vorschriften 70 und 71 sowie die Betriebssicherheitsverordnung.
Liegt ein mängelfreies Ergebnis der Hauptuntersuchung nach StVZO vor, gilt die Prüfung auf Verkehrssicherheit als erbracht. Dann kann sich die Prüfung auf den arbeitssicheren Zustand beschränken, muss aber dokumentiert werden. Die HU allein ersetzt die jährliche Betriebssicherheitsprüfung also nicht.
Intervalle richtig erfassen
Ein belastbarer Plan beginnt mit einer Liste pro Fahrzeug. Tragen Sie für jedes Fahrzeug ein, welche Frist zuerst greift.
Fristen je Fahrzeug erfassen
- ServiceintervallKilometer, Zeit oder Betriebsstunden
- HU und SPwiederkehrender Prüftermin
- Betriebssicherheitjährliche Prüfung vorgeschrieben
- Zustand, Funktion, EignungPrüfkriterien 314-003
- Prüfliste Pkw und TransporterPunkte zusammengefasst
| Angabe | Quelle | Wirkung im Plan |
|---|---|---|
| Serviceintervall | Hersteller, Serviceheft, Werkstattsoftware | Kilometer, Zeit oder Betriebsstunden |
| HU und SP | StVZO, Prüforganisation | wiederkehrender Prüftermin |
| Betriebssicherheit | DGUV Vorschrift 70, § 57 Prüfung | Prüfung der Fahrzeuge vorgeschrieben |
| Zustand, Funktion, Eignung | DGUV Grundsatz 314-003 | Prüfkriterien der befähigten Person |
Geprüft wird nach Kriterien des DGUV Grundsatzes 314-003: Gestaltung nach Stand der Technik, Funktionsfähigkeit von Sicherheitseinrichtungen und Beleuchtung, Zustand ohne sicherheitsbeeinträchtigende Beschädigungen, Deformationen, Korrosion, Abrieb, Verschleiß oder Risse sowie die Eignung von Zubehör. Für Pkw und Transporter, die eine Einheit bilden, fasst eine Prüfliste die Punkte für die Arbeitssicherheit zusammen.
Terminplanung, die Ausfälle vermeidet
Planen Sie nicht den Werkstatttermin, sondern den Tag, an dem das Fahrzeug aus dem Einsatz geht. Rechnen Sie Vorlauf für Teilebeschaffung und Werkstattauslastung ein.
Ein einfaches Verfahren: Legen Sie für jedes Fahrzeug einen festen Prüfmonat fest und bündeln Sie HU, Betriebssicherheitsprüfung und Service in einem Zeitfenster. Das spart Wege und hält die Dokumentation zusammen.
Praktische Regeln für den Alltag:
- Fristenmatrix anlegen:Erfassen Sie pro Fahrzeug Kennzeichen, nächste Herstellerwartung mit Kilometerstand oder Zeit-/Betriebsstundenangabe, HU und gegebenenfalls SP nach StVZO sowie die jährliche Betriebssicherheitsprüfung. Übernehmen Sie die konkreten Wartungsintervalle aus dem Serviceheft oder der Werkstattsoftware; einen allgemeingültigen Kilometer- oder Monatswert gibt es dafür nicht.
- Fälligkeiten laufend aktualisieren:Tragen Sie Kilometerstand und erledigte Termine nach jedem Werkstattbesuch ein. So erkennen Sie, welche Frist als Nächstes erreicht wird.
- Rückwärts vom Fälligkeitstermin planen:Fragen Sie bei der Werkstatt nach ihrer tatsächlichen Auslastung und danach, wie viel Vorlauf die benötigten Teile erfordern. Legen Sie den Buchungstermin anhand dieser Angaben fest; eine allgemeingültige Vorlaufzeit in Tagen oder Wochen gibt es nicht.
- Die passenden Stellen kontaktieren:Buchen Sie Wartung und Service bei einer Kfz-Werkstatt. Für HU-Termine können Sie etwa TÜV oder DEKRA anfragen; die Betriebssicherheitsprüfung übernimmt eine zur Prüfung befähigte Person.
- Ausfallzeit absichern:Stimmen Sie den Werkstattzeitraum mit dem Einsatzplan ab und klären Sie vorab, ob ein Ersatzfahrzeug verfügbar ist. Ist keines verfügbar, planen Sie Aufgaben um oder verschieben den Werkstatttermin nur, soweit die Fristen das zulassen.
- Ballungen entzerren:Prüfen Sie, ob sich Fälligkeiten mehrerer Fahrzeuge häufen. Berücksichtigen Sie das bei künftigen Beschaffungen und Übergabeterminen, ohne Hersteller- oder Prüffristen zu überschreiten.
Ablauf der Terminplanung
- MonatlichFahrzeuge der nächsten 60 Tage prüfen
- 4 Wochen vorherWerkstatttermin buchen
- Vor dem AusfalltagErsatzfahrzeug bereithalten
- LaufendKilometerstände erfassen
- Übers JahrFälligkeiten verteilen
Die letzte Regel ist besonders wichtig, wenn mehrere Fahrzeuge ähnliche Fälligkeiten haben. Ein Blick auf Zulassungsdaten und bisherige Terminverläufe zeigt solche Ballungen frühzeitig. Verteilen Sie Werkstatttermine nur innerhalb der geltenden Hersteller- und Prüffristen.
Dokumentation, die einer Prüfung standhält
Zur Dokumentation gehört mehr als ein Ordner mit Rechnungen. Die DGUV Vorschrift 70 verlangt, die Ergebnisse der Prüfung schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Erfasst werden sollten Ergebnis der Betriebssicherheitsprüfung, durchführende Person, Datum, HU-Bericht, Servicenachweis und festgestellte Mängel mit ihrer Behebung.
Die DGUV nennt Prüflisten des Grundsatzes 314-003 ausdrücklich als mögliche Grundlage für die vorgeschriebene Dokumentation der Prüfung. Beauftragen können Sie eine zur Prüfung befähigte Person aus dem eigenen Unternehmen oder eine externe, etwa aus einer Kfz-Werkstatt.
Fristen im Überblick behalten
Digitale Systeme helfen vor allem bei der Fristenüberwachung. Für einen kleinen Fuhrpark kann eine Fristenmatrix in Microsoft Excel mit Erinnerungen im Outlook-Kalender genügen. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob das System Herstellerintervalle und die jährliche Betriebssicherheitsprüfung getrennt führt und die Dokumentation exportierbar bleibt.
Ausfallkosten überschlagen
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, keine Marktpreisangabe: Ein Transporter erwirtschaftet täglich 300 Euro Deckungsbeitrag. Fällt er fünf Tage pro Jahr ungeplant aus, entgehen 1.500 Euro. Verhindert der Plan zwei dieser Tage, entspricht das 600 Euro pro Jahr und Fahrzeug. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein; die Rechnung dient nur als Entscheidungshilfe.
