Wie planen Sie Wartungstermine im Fuhrpark ohne Ausfälle?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fahrzeuge im Betrieb müssen bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, durch eine befähigte Person auf betriebssicheren Zustand geprüft werden.
• Die Prüfung ist zu dokumentieren; bei mängelfreier HU kann sie sich auf den arbeitssicheren Zustand beschränken.
• Nach DGUV Grundsatz 314-003 fassen die Prüflisten für Fahrzeuge, die eine Einheit bilden, etwa Pkw und Transporter, alle Prüfpunkte in einer Liste zusammen. Für andere Fahrzeuge gibt es eine Liste für das Grundfahrzeug und eine Ergänzungsprüfliste für den Aufbau. Die Liste Verkehrssicherheit und Antriebssystem gilt zusätzlich, wenn bei der Prüfung auf arbeitssicheren Zustand keine HU nach StVZO vorliegt.

Zwei Fristenwelten, die Sie nicht verwechseln dürfen

Ein Wartungsplan für den Fuhrpark hat eine Stellschraube, die Sie selbst bestimmen: die Herstellervorgabe nach Kilometerleistung, Betriebsstunden oder Zeitabstand aus Serviceheft oder Werkstattsoftware. Davon zu trennen ist die Prüfpflicht aus dem Arbeitsschutz, deren Fristen und Nachweise Sie nicht verhandeln können.

Nach Angaben der DGUV müssen Unternehmen Fahrzeuge wie jedes Arbeitsmittel regelmäßig prüfen. Nutzen Beschäftigte ein Fahrzeug dienstlich oder geschäftlich, ist es bei Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich, durch eine dazu befähigte Person auf betriebssicheren Zustand zu prüfen. Gesetzliche Grundlage sind die DGUV Vorschriften 70 und 71 sowie die Betriebssicherheitsverordnung.

Liegt ein mängelfreies Ergebnis der Hauptuntersuchung nach StVZO vor, gilt die Prüfung auf Verkehrssicherheit als erbracht. Dann kann sich die Prüfung auf den arbeitssicheren Zustand beschränken, muss aber dokumentiert werden. Die HU allein ersetzt die jährliche Betriebssicherheitsprüfung also nicht.

Intervalle richtig erfassen

Ein belastbarer Plan beginnt mit einer Liste pro Fahrzeug. Tragen Sie für jedes Fahrzeug ein, welche Frist zuerst greift.

Angabe	Quelle	Wirkung im Plan
Serviceintervall	Hersteller, Serviceheft, Werkstattsoftware	Kilometer, Zeit oder Betriebsstunden
HU und SP	StVZO, Prüforganisation	wiederkehrender Prüftermin
Betriebssicherheit	DGUV Vorschrift 70, § 57 Prüfung	Prüfung der Fahrzeuge vorgeschrieben
Zustand, Funktion, Eignung	DGUV Grundsatz 314-003	Prüfkriterien der befähigten Person

Geprüft wird nach Kriterien des DGUV Grundsatzes 314-003: Gestaltung nach Stand der Technik, Funktionsfähigkeit von Sicherheitseinrichtungen und Beleuchtung, Zustand ohne sicherheitsbeeinträchtigende Beschädigungen, Deformationen, Korrosion, Abrieb, Verschleiß oder Risse sowie die Eignung von Zubehör. Für Pkw und Transporter, die eine Einheit bilden, fasst eine Prüfliste die Punkte für die Arbeitssicherheit zusammen.

Terminplanung, die Ausfälle vermeidet

Planen Sie nicht den Werkstatttermin, sondern den Tag, an dem das Fahrzeug aus dem Einsatz geht. Rechnen Sie Vorlauf für Teilebeschaffung und Werkstattauslastung ein.

Ein einfaches Verfahren: Legen Sie für jedes Fahrzeug einen festen Prüfmonat fest und bündeln Sie HU, Betriebssicherheitsprüfung und Service in einem Zeitfenster. Das spart Wege und hält die Dokumentation zusammen.

Praktische Regeln für den Alltag:

• Prüfen Sie monatlich, welches Fahrzeug in den nächsten 60 Tagen fällig wird.
• Buchen Sie den Werkstatttermin mindestens vier Wochen vorher.
• Halten Sie ein Ersatzfahrzeug oder eine Poollösung für Ausfalltage bereit.
• Erfassen Sie Kilometerstände regelmäßig, sonst laufen Kilometerintervalle unbemerkt ab.
• Verteilen Sie Fälligkeiten über das Jahr, statt sie in einen Monat zu legen.

Die letzte Regel ist der wichtigste Hebel. Werden alle Fahrzeuge im selben Monat ausgeliefert, laufen auch alle Fristen zusammen. Ein Blick auf die Zulassungsdaten zeigt solche Ballungen schnell.

Dokumentation, die einer Prüfung standhält

Zur Dokumentation gehört mehr als ein Ordner mit Rechnungen. Die DGUV Vorschrift 70 verlangt, die Ergebnisse der Prüfung schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Erfasst werden sollten Ergebnis der Betriebssicherheitsprüfung, durchführende Person, Datum, HU-Bericht, Servicenachweis und festgestellte Mängel mit ihrer Behebung.

Die DGUV nennt Prüflisten des Grundsatzes 314-003 ausdrücklich als mögliche Grundlage für die vorgeschriebene Dokumentation der Prüfung. Beauftragen können Sie eine zur Prüfung befähigte Person aus dem eigenen Unternehmen oder eine externe, etwa aus einer Kfz-Werkstatt.

Fristen im Überblick behalten

Digitale Systeme helfen vor allem bei der Fristenüberwachung. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob das System zwei Fristen getrennt führt: das Herstellerintervall je Fahrzeug und die jährliche Betriebssicherheitsprüfung mit Dokumentationsablage.

Ausfallkosten überschlagen

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, keine Marktpreisangabe: Ein Transporter erwirtschaftet täglich 300 Euro Deckungsbeitrag. Fällt er fünf Tage pro Jahr ungeplant aus, entgehen 1.500 Euro. Verhindert der Plan zwei dieser Tage, entspricht das 600 Euro pro Jahr und Fahrzeug. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein; die Rechnung dient nur als Entscheidungshilfe.

Häufige Fragen

Wie oft muss ein Firmenfahrzeug geprüft werden? Bei dienstlicher oder geschäftlicher Nutzung bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, auf betriebssicheren Zustand. Zusätzlich gelten die HU-Fristen nach StVZO und die Serviceintervalle des Herstellers.

Reicht die Hauptuntersuchung als Nachweis? Bei mängelfreier HU kann sich die Prüfung auf den arbeitssicheren Zustand beschränken. Die Prüfung selbst und ihr Ergebnis sind zu dokumentieren.

Wer darf prüfen? Eine zur Prüfung befähigte Person, aus dem eigenen Unternehmen oder extern, etwa aus einer Kfz-Werkstatt. Welche Qualifikationen nötig sind, erläutert der DGUV Grundsatz 314-003.

Kann ich alles in Software abbilden? Technisch ja. Achten Sie darauf, dass das System Herstellerintervalle und die jährliche Betriebssicherheitsprüfung getrennt führt und die Dokumentation exportierbar bleibt.