Wie lassen sich Personalkosten an Auftragsschwankungen anpassen?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vereinbaren Sie Arbeitszeitspielräume frühzeitig, bevor Auftragsspitzen oder Flauten entstehen.
• Vor Kurzarbeitergeld sind Arbeitszeitschwankungen zu nutzen und Guthaben abzubauen. Geschützt bleiben nach § 96 Absatz 4 SGB III Guthaben über 10 Prozent der Jahresarbeitszeit sowie der niedrigste Stand bei länger als einem Jahr unverändertem Guthaben.
• Nach § 96 Absatz 4 Satz 4 SGB III ist ein Ausfall nicht vermeidbar, wenn eine Vereinbarung mindestens 10 Prozent der Jahresarbeitszeit hierfür einsetzt und dieser Rahmen ausgeschöpft ist.

Warum Personalkosten das Kernproblem sind

Bei festen Monatsgehältern laufen vereinbarte Zahlungen auch ohne Produktion weiter. Planen Sie deshalb vor einer Flaute, welcher Arbeitszeitrahmen und welche Personalreserve zum Betrieb passen.

Der Spielraum liegt in Zeit und Rechtsform: Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder einzelvertragliche Klausel.

Arbeitszeitkonten: der Hebel mit den meisten Grenzen

Ein Arbeitszeitkonto sammelt Plus- und Minusstunden und gleicht Auftragsspitzen gegen Flaute aus. Für das Kurzarbeitergeld zählen nach dem Infoblatt der Bundesagentur für Arbeit nur Vereinbarungen, von denen im Betrieb Gebrauch gemacht wird.

Wer Kurzarbeitergeld beantragt, muss zuerst Guthaben abbauen. Nach § 96 Absatz 4 SGB III kann die Auflösung eines Arbeitszeitguthabens nicht verlangt werden, soweit es 10 Prozent der Jahresarbeitszeit übersteigt. Geschützt ist auch ein länger als ein Jahr unverändertes Guthaben in Höhe des niedrigsten Standes im Vorjahr.

Beispielrechnung: geschütztes Guthaben

Die Bundesagentur für Arbeit rechnet im Beispiel vom 08.02.2024 mit 1.950 Stunden Jahresarbeitszeit (52 mal 37,5 Wochenstunden) und 220 Stunden Guthaben. Einzubringen sind 195 Stunden (10 Prozent), geschützt bleiben 25. Schwankte das Guthaben zwischen 50 und 220 Stunden, ist der niedrigste Stand von 50 geschützt; einzubringen sind dann 170.

Kurzarbeitergeld: Regeln, Fristen und Grenzen

Kurzarbeitergeld federt einen vorübergehenden Entgeltausfall ab. Nach § 96 Absatz 1 SGB III ist ein Arbeitsausfall erheblich, wenn er auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht, vorübergehend und nicht vermeidbar ist. Mindestens ein Drittel der Beschäftigten muss einen Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent erleiden. Vermeidbar ist ein Ausfall nach § 96 Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 SGB III, wenn er überwiegend branchenüblich, betriebsüblich oder saisonbedingt ist.

Nach § 105 SGB III beträgt die Leistung 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, wenn die Beschäftigten die Voraussetzungen für den erhöhten Leistungssatz des Arbeitslosengeldes erfüllen. Sonst sind es 60 Prozent. Der Arbeitgeber zahlt vor; die Erstattung ist nach § 325 Absatz 3 SGB III nur innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Kalendermonaten zu beantragen, gerechnet ab Ablauf des Monats der beantragten Tage.

Die Sozialversicherungsbeiträge für Ausfallstunden bemessen sich nach fiktivem Arbeitsentgelt: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung trägt der Arbeitgeber allein. Arbeitslosenversicherungsbeiträge fallen für Ausfallstunden nicht an.

Überstunden und Urlaub zuerst abbauen

Vor Kurzarbeit sind alle zumutbaren Vorkehrungen Pflicht. Nach § 96 Absatz 4 Satz 2 Nummer 2 SGB III ist ein Arbeitsausfall vermeidbar, wenn ihn bezahlter Erholungsurlaub ganz oder teilweise verhindern kann; vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten sind zu beachten. Nach Nummer 3 sind zulässige Arbeitszeitschwankungen zu nutzen.

Der Aufbau von Minusstunden muss zumutbar sein; unzumutbar kann er bei Gefahr für die kurzfristige Liquidität sein. Gleitzeitguthaben sind nicht abzubauen, wenn das Zeitkonto ausschließlich den Beschäftigten überlassen ist, die Guthaben dem Gleitzeitrahmen entsprechen und eine Abgeltung nicht zulässig ist.

Nur der unvermeidbare Rest ist ein Fall für Kurzarbeit.

Fremdleistung statt Festanstellung

Prüfen Sie für zusätzliche Kapazität auch flexible Vertragsgestaltung, Zeitarbeit und Auftragsarbeit. Für Arbeitnehmerüberlassung braucht der Verleiher eine Erlaubnis. Überlassen werden darf nur mit bestehendem Arbeitsverhältnis zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer und bei Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Entleihers. Beide Seiten müssen die Überlassung vorher ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen.

Nach § 1 Absatz 1b AÜG darf der Verleiher denselben Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinander folgende Monate an denselben Entleiher überlassen; auch der Entleiher nicht. Vorherige Überlassungen durch denselben oder einen anderen Verleiher sind vollständig anzurechnen, wenn zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen.

Ein Tarifvertrag der Einsatzbranche kann eine abweichende Höchstdauer festlegen. Erlaubt der Tarifvertrag Abweichungen durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung, können nicht tarifgebundene Entleiher im Geltungsbereich diese Möglichkeit nutzen: höchstens 24 Monate, soweit der Tarifvertrag keine andere Höchstdauer festlegt.

Checkliste

• Arbeitszeitvereinbarungen prüfen: Korridore, Minusstunden, Grenzen.
• Überstunden und Urlaub je Beschäftigten erfassen.
• Geschütztes Guthaben nach 10-Prozent-Regel und niedrigstem Jahresstand bestimmen.
• Betriebsrat einbinden, Regelungen schriftlich festhalten.
• Vor Zeitarbeit Erlaubnis und 18-Monats-Grenze prüfen.

Wie Kurzarbeit und Zeitkonten zusammenspielen

Kurzarbeit setzt bald wieder anfallende Vollarbeit voraus; Zeitkonten überbrücken die erste Flaute.

Häufige Fragen

Was ist vor dem Antrag zu tun? Arbeitszeitschwankungen nutzen, nicht geschützte Guthaben abbauen, dann beantragen.

Darf ich Arbeitszeitguthaben einfach streichen? Nicht in beliebiger Höhe: geschützt sind Guthaben über 10 Prozent der Jahresarbeitszeit und länger als ein Jahr unveränderte Guthaben in Höhe des niedrigsten Standes.

Ersetzt Zeitarbeit eine Festanstellung? Das Arbeitsverhältnis besteht zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer; der Entleihbetrieb gewinnt nur Kapazität. Der Verleiher braucht eine Erlaubnis; der Einsatz ist grundsätzlich auf 18 aufeinander folgende Monate begrenzt.