Reinigungsdienstleister auswählen: 4 Prüfschritte vor dem Vertrag

Das Wichtigste auf einen Blick

• Definieren Sie den Leistungsgegenstand vor der Anfrage: Räume, Flächen, Frequenz, Zeitfenster, Verbrauchsmaterial.
• Nehmen Sie zwei bis drei Anbieter in die engere Wahl und lassen Sie sich Qualitätskonzepte und Preise schriftlich zusenden.
• Halten Sie Laufzeit, Kündigung, Vergütungsanpassung und Beschwerdeweg im Vertrag fest.

Schritt 1: Leistungsverzeichnis vor der Anfrage erstellen

Streit beginnt oft in der Ausschreibung, nicht im Vertrag. Wer nur "Büroreinigung" ausschreibt, erhält kaum vergleichbare Angebote. Definieren Sie vorher den geschuldeten Reinigungserfolg. Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks empfiehlt Auftraggebern der Privatwirtschaft eine präzise Leistungsbeschreibung für vergleichbare Angebote.

Notieren Sie Räume, Grundflächen je Raum, Gebäude, Etagen, Bodenbeläge, Raumart und Nutzung sowie Sanitärbereiche. Ergänzen Sie Reinigungsrhythmus, Verfahren, Wochenendarbeit und Zugangsregelungen. Halten Sie fest, ob Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier, Seife und Handtuchpapier enthalten ist; solche Handelsware sollte verbrauchsbezogen, nicht pauschal abgerechnet werden. Der BIV empfiehlt zusätzlich eine Objektbesichtigung.

Die Übersicht dient als Vertragsanlage: Ohne schriftliche Grundlage fehlt bei einer Reklamation die Vergleichsbasis.

Punkt im Leistungsverzeichnis	Beispielangabe	Warum wichtig
Objektbeschreibung	Bürohaus, Baujahr, Nutzung	Kalkulationsgrundlage
Flächenverzeichnis	Grundflächen je Raum, Etage, Bodenart	Vergleichbarkeit
Reinigungsrhythmus	3x pro Woche, Unterhaltsreinigung	Kalkulationsgrundlage
Reinigungszeiten und Zugang	vor 8 Uhr, Schlüsselübergabe	Zugang und Ablauf
Verbrauchsmaterial	verbrauchsbezogen, nicht pauschal	Preisklarheit
Sonderleistungen	Grundreinigung, Fenster, Winterdienst	spätere Zusatzkosten

Schritt 2: Anbieter eingrenzen und Nachweise anfordern

Lassen Sie sich Nachweise der Leistungsfähigkeit zusenden: Fachkräfte, Objektleitung, technische Ausstattung, Organisation. Der BIV empfiehlt, Qualitätskriterien gleichwertig neben dem Preis zu bewerten und Konzepte zu Personalmanagement, Reinigung, Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit abzufragen. Neben dem Stundenverrechnungssatz zählt die Quadratmeter-Stundenleistung; allgemeine Richtwerte gibt es nicht.

Beim Reinigungsvertrag handelt es sich regelmäßig um einen Werkvertrag. Ist das Werk mangelhaft, kann der Besteller nach § 634 BGB Nacherfüllung, Selbstbeseitigung, Rücktritt, Minderung oder Schadensersatz verlangen. Melden Sie Mängel zeitnah mit Foto und Datum.

Vorsicht bei auffällig niedrigen Angeboten. Nach Auffassung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit gilt ein Kalkulationsaufschlag von mindestens 70 Prozent auf den Branchenmindestlohn als Indikator für die Einhaltung des Mindestlohns und die Auskömmlichkeit des Stundenverrechnungssatzes, weil darin Sozialabgaben und lohngebundene Kosten anfallen. Der Branchenmindestlohn ist der Bruttolohn der Beschäftigten, keine Rechnungssumme; ab 1. Januar 2026 gilt in Lohngruppe 1 (Unterhaltsreinigung) 15,00 Euro brutto je Stunde.

Schritt 3: Vertragsklauseln prüfen

Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisänderungen gehören in den schriftlichen Vertrag. Der BIV empfiehlt ein beiderseitiges Recht zur ordentlichen Kündigung, bei befristeten Verträgen eine Verlängerung nur im gegenseitigen Einvernehmen; achten Sie auf automatische Verlängerungen.

Der BIV empfiehlt eine automatische Preisanpassung proportional zum prozentualen Anteil der Lohn- und lohngebundenen Kosten der Kalkulation, mit Nachweispflicht des Anbieters. Die Obergrenze von 15 Prozent zum ursprünglichen Preis nennt der BIV dagegen nur für andere Kostenbestandteile wie Reinigungsmaterial, sonstige Personalkosten und Fuhrpark; für die lohngebundene Anpassung gilt sie nicht.

Prüfen Sie, ob der Anbieter ordnungsgemäß angemeldet ist. Gebäudereiniger steht in Anlage B Abschnitt 1 Nr. 33 der Handwerksordnung als zulassungsfreies Handwerk, für das kein Meistertitel erforderlich ist. Zulassungsfrei heißt aber nicht anmeldefrei: Nach § 18 HwO muss der Inhaber Beginn und Beendigung des stehenden Gewerbebetriebs unverzüglich der Handwerkskammer anzeigen. Eine fehlende Anzeige ist ein Warnsignal.

Für die Redlichkeitsprüfung empfiehlt der BIV einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister, den Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung und eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, jeweils nicht älter als zwei Monate.

Schritt 4: Beschwerdeweg und Reklamation festlegen

Legen Sie vor Vertragsbeginn fest, wer Ihr Ansprechpartner ist und wie Mängel gemeldet werden. Der BIV empfiehlt, die Erreichbarkeit des Anbieters und den Bedarf an Aufsichten im Leistungsverzeichnis festzuhalten. Klären Sie die Vertragsart: Nach dem BIV-Muster sollten Gebäudereinigungsverträge als Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB gestaltet werden; geschuldet ist dann der Reinigungserfolg, nicht eine Stundenzahl.

Vereinbaren Sie eine Reaktionsfrist und halten Sie fest, ob eine Nachreinigung oder eine Minderung erfolgt. Der BIV empfiehlt ein Minderungsrecht nur bei Reinigungsmängeln und nicht ordnungsgemäßer Nachbesserung binnen angemessener Frist, begrenzt auf den Wert der schlecht erbrachten Teilleistung. Verweisen Sie im Vertrag auf die Qualitätskonzepte; der BIV schlägt eine Malus-Regelung vor.

Notieren Sie Datum, Bereich, Mangel und Reaktion in einem einfachen Protokoll. Treten dieselben Mängel wiederholt auf, sprechen Sie den Anbieter an oder wechseln Sie ihn.

Häufige Fragen

Welche Fristen gelten bei einer Reklamation? Wird der Reinigungsvertrag als Werkvertrag eingeordnet, verjähren Mängelansprüche nach § 634a BGB in zwei Jahren bei einem Werk, dessen Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, und in fünf Jahren bei einem Bauwerk. Die Frist beginnt mit der Abnahme.

Braucht ein Reinigungsdienstleister eine besondere Erlaubnis? Gebäudereiniger zählt nach Anlage B Abschnitt 1 der Handwerksordnung zu den zulassungsfreien Handwerken, für die kein Meistertitel erforderlich ist. Eine Eintragung in die Handwerksrolle ist nicht vorgesehen. Anmeldepflichtig bleibt der Betrieb dennoch: Nach § 18 Abs. 1 HwO sind Beginn und Beendigung unverzüglich der Handwerkskammer anzuzeigen.

Was gehört in den Vertrag? Leistungsbeschreibung, Laufzeit, Kündigungsfrist, Vergütungsanpassung, Vertragsart und Beschwerdeweg. Der BIV empfiehlt ein beiderseitiges Kündigungsrecht, bei befristeten Verträgen eine Verlängerung nur im gegenseitigen Einvernehmen und Deckungssummen der Haftpflichtversicherung. Bei Mängeln stehen Ihnen Nacherfüllung, Selbstbeseitigung, Rücktritt, Minderung und Schadensersatz nach § 634 BGB zu.