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IT-Dienstleister prüfen: 5 Punkte gegen digitale Abhängigkeit
Fünf Prüfpunkte vor der Unterschrift: Lizenzmodell, Datenort, eigene IT-Kompetenz, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und ein getesteter Datenexport.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Digitale Souveränität heißt: Sie können den Anbieter wechseln, ohne den Betrieb zu verlieren.
- Open Source, europäische Software und souveräne Cloud sind drei Wege mit unterschiedlichen Anforderungen an Ihr Team.
- Prüfen Sie vorher, wem die Daten gehören, wo sie liegen und wie Sie wieder herauskommen.
1. Open Source als Gegenmodell prüfen
Der erste Prüfpunkt ist die Lizenz. Laut der Kurzstudie der Begleitforschung Mittelstand-Digital (Stand Juni 2026) senkt offener Quellcode die Anbieterabhängigkeit: Lizenzkosten entfallen, offene Formate erleichtern den Wechsel. Offene KI zeigt das im BMWE-geförderten Projekt OpenGPT-X entwickelte Sprachmodell Teuken-7B, trainiert in allen 24 EU-Amtssprachen.
Der Preis ist internes Können: Einrichtung, Anpassung und Wartung erfordern eigene IT-Kompetenz. Support läuft intern oder wird eingekauft. Fragen Sie Anbieter, die mit Offenheit werben: Wer betreibt das System im Fehlerfall, zu welchen Konditionen?
2. Europäische Anbieter und souveräne Cloud vergleichen
Kostenpflichtige europäische Software berücksichtigt europäische Regulierung, bietet professionellen Support und deutschsprachige Ansprechpersonen. Preislich liegt sie oft auf dem Niveau etablierter Anbieter, mit transparenteren Kosten. Das EuroStack Directory Project gibt mit rund 60 Technologiekategorien und mehreren hundert Lösungen einen Überblick.
Wichtiger als das Herkunftsland ist der Betriebsort. Eine Open-Source-Anwendung verliert Souveränitätsvorteile, wenn sie auf einer Cloud läuft, die außereuropäischer Gesetzgebung unterliegt. Europäische Cloud-Angebote lassen laut der Studie die Datenhoheit beim Kunden. Als Grundlage nennt sie Gaia-X, die 8ra-Initiative mit 29 Cloud-Projekten in Deutschland und den BSI-Kriterienkatalog C5.
Die Konzernstruktur zählt: Ein europäischer Anbieter allein garantiert keine Unabhängigkeit. Prüfen Sie deshalb Eigentümerstruktur, Serverstandort und Unterauftragnehmer, bevor Sie unterschreiben. Für den Umstieg verweist die Studie auf die Mittelstand-Digital Zentren mit Workshops, Informationsmaterialien und Praxisbeispielen.
3. Eigene IT-Kompetenz und Supportmodell klären
Die drei Wege unterscheiden sich darin, wie viel Sie selbst leisten. Kostenpflichtige europäische Software übernimmt Einrichtung und Betrieb häufig. Open Source erfordert eigene IT-Kompetenz. Prüfen Sie, wer Updates einspielt, Fehler analysiert und Anwender schult. Ist das ein externer Dienstleister, wird dieser selbst zum Abhängigkeitsrisiko, das Sie vertraglich absichern sollten.
Praktischer Test: Nennen Sie drei Aufgaben, die Ihr Team selbst löst, und drei, die ein Anbieter übernimmt. Fällt die zweite Liste deutlich länger aus, planen Sie den Umstieg in kleinen Schritten. Eine modulare Migration priorisiert kritische Systeme und testet Kompatibilität frühzeitig. Der erste Schritt könnte der Wechsel des E-Mail-Dienstes sein.
4. Datenschutz und Auftragsverarbeitung klären
Verarbeiten Dienstleister personenbezogene Daten für Sie, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Absatz 3 dieser Vorschrift verlangt, dass Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, die Datenarten, die Kategorien betroffener Personen sowie Rechte und Pflichten des Verantwortlichen darin geregelt sind. Klären Sie darin vier Punkte schriftlich:
- Welche Daten und welchen Zweck verarbeitet der Dienstleister?
- In welchen Ländern und bei welchen Unterauftragnehmern findet die Verarbeitung statt?
- Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten konkret?
- Bis wann werden Daten nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben?
Die Verbraucherzentrale informiert über den sicheren Umgang mit persönlichen Daten und die Durchsetzung von Rechten nach DSGVO. Für den Einkauf heißt das: Löschfristen, Meldewege bei Vorfällen und ein benannter Ansprechpartner.
Beispielrechnung, keine Marktangabe: Kostet ein Wechsel des E-Mail-Dienstes für 20 Arbeitsplätze intern etwa 40 Stunden, entspricht das bei 60 Euro Vollkosten pro Stunde rund 2.400 Euro. Die Zahl ist ein Muster für Ihre Rechnung, kein gemessener Marktwert.
| Prüfpunkt | Frage an den Anbieter | Beleg |
|---|---|---|
| Datenort | Wo liegen die Daten, auch Backups? | Angabe zu Rechenzentren und Unterauftragnehmern |
| Lizenz | Was passiert bei Preiserhöhung? | Klausel mit Kündigungsrecht |
| Export | In welchem Format kommen Daten heraus? | Vollständiger Testexport vor Vertrag |
| Support | Wer hilft im Störungsfall? | Ansprechpartner mit Reaktionszeit |
| Haftung | Was gilt bei Datenverlust? | Versicherungsnachweis und Haftungsklausel |
5. Ausstiegsszenario vor Vertragsabschluss durchdenken
Achten Sie vor allem auf nicht exportierbare Daten und lange Laufzeiten, nicht allein auf das Produkt. Fordern Sie vor der Unterschrift drei Dinge: einen vollständigen Datenexport im offenen Format, eine dokumentierte Schnittstelle und ein Kündigungsrecht ohne Datenverlust.
Lassen Sie sich den Export zeigen, bevor Sie zahlen. Verläuft er fehlerfrei, kennen Sie den wichtigsten Notausgang. Verläuft er schlecht, verhandeln Sie nach, solange Sie nicht gebunden sind.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich digitale Abhängigkeit am schnellsten? Wenn Sie Daten nicht ohne Hilfe des Anbieters in einem Standardformat auslesen können. Ein selbst durchgeführter Testexport zeigt mehr als jede Zusage.
Muss ich für mehr Souveränität alles auf einmal umstellen? Nein, eine modulare Migration mit frühzeitigen Kompatibilitätstests ist sinnvoll. Kleinere Schritte wie der Wechsel eines E-Mail-Dienstes sind ein üblicher Einstieg.
Reicht ein europäischer Anbieter als Nachweis für Datenschutz? Nein. Entscheidend sind der konkrete Datenort, die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nachvollziehbare Löschfristen. Die Firmenzentrale allein sagt darüber nichts aus.
