Wie bündele ich Bestellungen, um Kosten zu sparen?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Jede kleine Bestellung kostet Bearbeitungszeit, Fracht und Verpackung.
• Ein längerer Rhythmus senkt diese Kosten pro Stück, erhöht aber den Lagerbestand.
• Entscheidend ist: eingesparte Bestellkosten gegen zusätzliche Lager- und Kapitalkosten rechnen.

Warum viele kleine Bestellungen teuer sind

Jede Bestellung verursacht mengenunabhängigen Aufwand: Prüfen und Auslösen, Wareneingangskontrolle, Rechnungsprüfung und Buchung. Bei kleinen Sendungen kann die Fracht zusätzlich überproportional ins Gewicht fallen.

Hier setzt das Bündeln an. Beispiel: Aus zehn Bestellungen über je rund 200 Euro werden zwei über je rund 1.000 Euro. Die Materialkosten bleiben gleich, der Bearbeitungsaufwand sinkt.

Die IHK Chemnitz rät, kritisch zu prüfen, ob neue Waren und Materialien nötig sind oder ob Lagerbestände reichen (Waren- und Materialeinkauf kritisch prüfen). Sie ordnet den Waren- und Materialeinsatz den variablen Kosten zu.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Auslösen, Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung beanspruchen zusammen 75 Minuten. Bei einem internen Stundensatz von 40 Euro ergeben 1,25 Stunden mal 40 Euro genau 50 Euro je Bestellung. Ermitteln Sie den Aufwand mit den Zahlen Ihres Betriebs selbst.

Verbrauchsdaten sammeln statt Bauchgefühl

Grundlage jeder Bündelung ist eine Verbrauchsliste: Welcher Artikel, welche Menge, welcher Zeitraum? Für wichtige Artikel reicht eine Tabelle mit Datum, Menge und Bestellnummer.

Eine grobe Kategorisierung hilft. Häufig binden wenige Artikel den größten Teil des Einkaufsvolumens; diese verdienen eine genaue Auswertung. Bei C-Artikeln mit geringem Wert genügt ein fester Meldebestand.

Nach zwei bis drei Monaten sehen Sie Muster: gleichmäßigen Verbrauch, saisonale Spitzen oder sprunghafte Einzelabrufe. Erst danach lässt sich ein passender Rhythmus festlegen.

Bestellrhythmus anpassen

Der Wechsel von täglicher zu wöchentlicher Bestellung ist der klassische erste Schritt: aus 250 Bestellungen im Jahr werden rund 50. Rechenbeispiel mit angenommenen 50 Euro je Bestellung: 250 mal 50 ergibt 12.500 Euro, 50 mal 50 ergibt 2.500 Euro. Die Differenz von 10.000 Euro sind eingesparte Bestellkosten, bevor Lagerkosten gegengerechnet werden.

Wichtig ist die Abstimmung mit dem Bedarf. Wird montags produziert, sollte die Lieferung nicht erst donnerstags eintreffen. Prüfen Sie Lieferzeiten und vereinbaren Sie feste Liefertage. Das entlastet auch den Wareneingang, weil die Anlieferung planbar wird.

Ein zweiter Hebel ist die Menge pro Position. Wer statt zwei Einheiten je Position zwanzig ordert, deckt denselben Bedarf mit deutlich weniger Bestellvorgängen. Voraussetzung: Die Ware verdirbt nicht und veraltet nicht. Wenn Sie größere Mengen bündeln, sprechen Sie auch über die Zahlungskonditionen. Vergleichen Sie einen möglichen Skontoabzug mit den Finanzierungskosten. Die IHK Ulm stellt dafür einen Skontorechner als Excel-Vorlage bereit (Skontorechner).

Lagerkosten ehrlich gegenrechnen

Bündeln erzeugt Lagerbestand, und der kostet. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Betrieb bewertet das gebundene Kapital mit 6 Prozent Zins, Lagerfläche und Versicherung mit 8 Prozent sowie Schwund und Verderb mit 6 Prozent des durchschnittlichen Warenwerts. Daraus ergibt sich ein Lagerkostensatz von 20 Prozent pro Jahr. Diese Annahmen setzen Sie für Ihren Betrieb selbst.

Beispiel: Ein Betrieb hält durch die Bündelung im Schnitt 8.000 Euro zusätzliche Ware auf Lager. Bei einem Lagerkostensatz von 20 Prozent sind das 1.600 Euro pro Jahr (8.000 mal 0,20). Diesen Betrag müssen die eingesparten Bestellkosten übertreffen, sonst rechnet sich die Bündelung nicht.

Für die Entscheidung gilt: Bestellkosten und Lagerkosten gehören in dieselbe Rechnung, nicht nur der Einkaufspreis. Rechnen Sie beide Größen auf dasselbe Jahr und dieselbe Artikelgruppe.

Wann Bündeln nicht funktioniert

Bei verderblicher Ware, kurzlebigen Ersatzteilen oder schnellem Modellwechsel kann ein großer Bestand teuer werden. Gleiches gilt bei stark schwankendem Preis: Eine große Vorratsmenge bindet Geld zu einem Preis, der später günstiger sein könnte.

Kritisch ist auch die Lieferfähigkeit. Fällt ein Lieferant aus, trifft es Sie härter, wenn Sie weniger Alternativen vorhalten. Prüfen Sie deshalb bei den wichtigsten Positionen, ob ein zweiter Lieferant verfügbar bleibt.

Vorratskäufe binden Kapital, das an anderer Stelle fehlen kann. Die IHK Chemnitz rät, Beschaffungen oder geplante Investitionen zu verschieben, um Liquidität zu halten, und bei unterbrochenen Lieferketten neue Geschäftskontakte zu suchen. Begrenzen Sie das im Lager gebundene Geld bewusst.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich bestellen? Das hängt vom Verbrauch und Wert der Ware ab. Für schnell drehende A-Artikel ist ein wöchentlicher Rhythmus ein guter Ausgangspunkt, für C-Artikel reicht oft monatlich.

Ab welcher Menge lohnt sich eine Sammelbestellung? Eine pauschale Grenze gibt es nicht. Rechnen Sie eingesparte Bestellkosten gegen zusätzliche Lagerkosten und entscheiden Sie je Artikelgruppe.

Was mache ich mit Lieferanten ohne feste Liefertage? Sprechen Sie das direkt an. Feste Liefertage sind für beide Seiten planbar und ein sachliches Argument.

Zählt Bündeln auch für Dienstleistungen? Ja. Wartungsverträge, Reinigung oder IT-Support lassen sich zu größeren Paketen zusammenfassen, wenn der Bedarf planbar ist.