Betriebskosten
Teil von Laufende Pflichten im kleinen Betrieb: ArbSchG, Dokumentation, Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen im kleinen Betrieb richtig einordnen und anwenden
Aufbewahrungsfristen im kleinen Betrieb: 10, 8 und 6 Jahre nach § 257 HGB, Fristbeginn, digitale Ablage und Pflichten nach § 6 ArbSchG im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Handelsbücher und Abschlüsse: 10 Jahre. Buchungsbelege: 8 Jahre. Handelsbriefe: 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).
- Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Handelsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt worden ist.
- § 6 ArbSchG verlangt Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung und die Erfassung schwerer Unfälle; eine Aufbewahrungsfrist nennt die Vorschrift selbst nicht.
- Steuerlich gelten nach § 147 Abs. 3 AO dieselben Fristen.
Welche Dokumentationspflichten treffen einen kleinen Betrieb?
Die Aufbewahrungspflicht trifft nach § 257 Abs. 1 HGB jeden Kaufmann. Daneben gelten für Unternehmen die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung. § 147 Abs. 3 AO verlangt zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen Unterlagen wie empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe. Andere Steuergesetze können kürzere Fristen zulassen; kürzere außersteuerliche Fristen lassen die steuerliche Frist unberührt.
Aufzubewahren sind Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen. Dazu kommen Buchungsbelege wie Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Nach § 257 Abs. 2 HGB sind Handelsbriefe nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Aufzubewahren sind die empfangenen Handelsbriefe und die Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.
Die Fristen nach Fristlänge
| Frist | Unterlagen | Fundstelle |
|---|---|---|
| 6 Jahre | empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe | § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen | § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| 10 Jahre bei Instituten, Versicherern, Wertpapierinstituten | Buchungsbelege dieser Unternehmen | § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB |
Ein Rechenbeispiel: Eine im März 2026 versandte Ausgangsrechnung ist ein Buchungsbeleg und damit acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034. Bei Handelsbüchern beginnt sie mit der letzten Eintragung. Steuerlich kann sie nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO länger laufen, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist.
Digital archivieren und prüfungssicher ablegen
Papierbelege dürfen nach § 257 Abs. 3 HGB auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt und bei ordnungsgemäßer Archivierung grundsätzlich vernichtet werden, soweit nicht andere Rechtsvorschriften das Original verlangen. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse bleiben im Original aufbewahrungspflichtig. Bei Zollunterlagen gilt dies für amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise. Die Wiedergabe muss mit den empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den übrigen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen.
§ 147 Abs. 2 AO verlangt, dass die Wiedergabe oder die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, ihre maschinelle Auswertung verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format fordern. Liegen die Daten bei einem Dritten, muss auch dieser den Zugriff ermöglichen.
Originär elektronisch entstandene Daten müssen maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Solche Belege sind in dem Format zu speichern, in dem sie empfangen oder erstellt wurden. Wer Papierbelege per Smartphone fotografiert, sollte die Datei unveränderbar ablegen. Das System sollte nachträgliche Änderungen protokollieren und keine Belege still überschreiben.
Checkliste für die Ablage
- Frist je Belegart festlegen und im Dateinamen oder Archiv vermerken.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt von Handelsbriefen ablegen.
- Jahresabschlüsse zusätzlich im Original sichern.
- Verfahrensdokumentation schreiben und bei Systemwechsel aktualisieren.
- Löschlauf erst nach Ablauf der Frist starten.
Was bei einer Betriebsprüfung zählt
Fehlen Unterlagen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stehen. Nach § 162 Abs. 2 AO darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen, insbesondere wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann. Beseitigen Sie Unterlagen erst nach Fristablauf.
Rechtmäßig vernichtete Unterlagen fehlen später als Beweis, wenn Streit entsteht. Deshalb kann es sinnvoll sein, Verträge, Grundstücksunterlagen, Versicherungsscheine und Personalakten länger aufzubewahren.
Eine Löschübersicht je Unterlagenart hilft, die Fristen einzuhalten.
Häufige Fragen
Gilt die Sechsjahresfrist auch für E-Mails?
Für die Aufbewahrung kommt es nach § 257 Abs. 2 HGB darauf an, ob ein Schriftstück ein Handelsgeschäft betrifft. Nach der Einordnung der IHK Köln fallen unter Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, sondern auch elektronische Nachrichten wie E-Mails und Faxe. Betrifft die E-Mail ein Geschäft, gilt die Sechsjahresfrist. Ist sie zugleich ein Buchungsbeleg, etwa eine Rechnung, gilt die Achtjahresfrist. Rein interne Nachrichten ohne Geschäftsbezug sind nicht aufbewahrungspflichtig.
Muss ich Papierbelege im Original behalten?
In der Regel nicht. Nach § 257 Abs. 3 HGB können Unterlagen, außer Eröffnungsbilanz und Abschlüssen, als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden. Bei ordnungsgemäßer elektronischer Archivierung dürfen die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden; Eröffnungsbilanz und Abschlüsse bleiben davon ausgenommen.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kann verneint werden, und das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Bewahren Sie Belege deshalb bis zum Ablauf der Frist vollständig auf.
