Welche Kundendaten sollte ich in der Kundenkartei wirklich speichern?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Speichern Sie nur Daten mit konkretem Zweck: Name, Kontaktweg, Historie.
• Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
• Werbung per E-Mail oder Telefon hat eigene Regeln nach § 7 UWG.
• Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept gehören schriftlich festgehalten.

Datenerfassung: Weniger ist mehr

Für den Alltag reichen wenige Felder: Name, Kontaktmöglichkeiten und Angaben zum Unternehmen. Dazu kommen Vertriebsdaten wie Rechnungen, Liefer- und Bestellscheine und Angebote. Notieren Sie auch Zeitpunkt und Weg des Kontakts.

Was Sie nicht brauchen, lassen Sie weg. Private Vorlieben oder Geburtsdaten lohnen nur bei konkretem Anlass. Sonst wächst die Kartei ohne Nutzen. Vor allem Kontakthistorie, Bestellnummern und Angebote machen den Unterschied.

Pflichtfelder und freiwillige Felder

• Zweckgebunden: Name, Anschrift oder Erreichbarkeit, Auftrags- und Rechnungsdaten
• Zweckgebunden: Quelle und Zweck der Speicherung
• Zweckgebunden: Datum und Ergebnis des letzten Kontakts
• Optional: Geburtstag, Hobbys, Notizen
• Optional: Marketingpräferenzen je Kanal

Datenschutz: Rechtsgrundlage und Löschkonzept

Personenbezogene Daten dürfen Sie nur mit Rechtsgrundlage verarbeiten. Art. 6 Absatz 1 DSGVO nennt unter anderem Einwilligung, Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse. Für Werbung genügt der bloße Hinweis auf ein Interesse nicht: Nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f muss die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich sein. Die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dürfen nicht überwiegen.

Bei Werbung gilt zusätzlich das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO.

Dafür brauchen Sie ein Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO: Entfällt der Zweck, sind nicht mehr benötigte Daten grundsätzlich zu löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Rechtsverteidigung können entgegenstehen. Prüfen Sie bei Löschanfragen diese Voraussetzungen; ein Antrag allein hebt Aufbewahrungspflichten nicht auf.

Kurze Prüfliste Datenschutz

• Zweck und Rechtsgrundlage dokumentiert
• Einwilligung getrennt nach Kanal
• Löschfristen definiert und umsetzbar
• Empfänger und Speicherland benannt
• Widerspruch und eingeschränkte Verarbeitung markierbar

Anlässe für Kontakt aus der Historie ableiten

Ihre Kartei entfaltet Wirkung erst durch Anlässe. Die Auftragshistorie zeigt, was ein Kunde wann gekauft hat. Daraus entstehen Folgeangebote, Erinnerungen oder ein Check nach der Ausführung.

Wichtig ist der Anlass, nicht die Menge: besser wenige Kontakte mit klarem Bezug zum letzten Auftrag. Personalisierte Angebote auf Basis vorheriger Käufe sind ein typisches Beispiel.

Typische Kontaktanlässe

• Erinnerung an Wartung oder Prüftermin
• Folgeangebot zum letzten Auftrag
• Nachfrage nach größeren Arbeiten
• Hinweis auf neue Leistungen
• Reaktivierung nach längerer Pause

Werkzeuge: Buchhaltung mit CRM-Funktion als Beispiel

Oft reicht eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Kontaktverwaltung. sevdesk nennt Kundendaten verwalten und pflegen (CRM-Funktion) und unbegrenzte Kontakte im kostenlosen Tarif: 0 Euro, 3 E-Rechnungen pro Monat.

Unabhängig vom Werkzeug gelten dieselben Prüffragen: Wie viele Mitarbeiter nutzen es, passt es zum Geschäftsmodell, brauchen Sie mobilen Zugriff und eine Buchhaltungs- oder ERP-Verbindung? Eine Standardlösung ohne aufwändige Anpassungen ist meist für KMU geeignet.

Vor der Anschaffung prüfen: Kann das System getrennte Einwilligungen je Kanal, Widersprüche und ein Löschkonzept abbilden? Rechnen Sie Zusatzmodule getrennt: Bei sevdesk kosten weitere Nutzer mit definierten Zugriffsrechten 5,90 Euro pro Monat.

Kundenkartei im Betrieb: Papier oder Software

Auf Papier funktioniert eine Kundenkartei, solange nur eine Person sie führt. Sobald mehrere Mitarbeiter Auskunft geben, entstehen Lücken. Fällt der Wissensträger aus, ist das Kundenwissen weg.

Ein zentrales System bietet Suche, Filter und Rechteverwaltung. Sie finden schnell Namen, Bestellnummern oder Adressen. Vertrauliche Informationen lassen sich für einzelne Personen sperren. Rechnungen, Lieferscheine und Angebote hängen direkt am Kontakt.

Trennen Sie aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten von der Werbeliste. Ein Werbewiderspruch stoppt nach Art. 21 DSGVO die Direktwerbung, auch wenn Rechnungen weiterhin gespeichert werden müssen. Markieren Sie beides getrennt, damit eine spätere Datenübernahme die Werbesperre nicht überschreibt.

Kartei aktuell halten

Eine gepflegte Kartei bleibt nützlich, wenn jemand sie regelmäßig nachzieht. Legen Sie fest, wer neue Kontakte einträgt und wie oft Adressen geprüft werden.

Filtern Sie Kundengruppen für gezielte Ansprache, etwa nach Branche. Auswertungen zum Beschaffungsverhalten sind möglich, etwa wie viele Kunden im letzten Jahr für einen Warenwert Produkte bezogen haben.

Rückläufer und Korrekturen gehören in die Kartei, nicht in eine separate Notiz.

Häufige Fragen

Welche Kundendaten darf ich speichern?

Speichern dürfen Sie Daten mit konkretem Zweck, etwa Name, Kontaktweg, Auftrags- und Rechnungsdaten. Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, dokumentiert mit Quelle und Zweck.

Wie lange darf ich Kundendaten behalten?

Solange der Zweck besteht oder Sie die Daten für eine Rechtsverteidigung brauchen, danach löschen. Gesetzliche Fristen kommen hinzu: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Fristen stehen in § 147 Absatz 3 AO. Halten Sie die Löschfristen schriftlich fest und setzen Sie sie im System um.

Wann darf ich Kunden ohne Einwilligung ansprechen?

Für Werbung per E-Mail und Telefon gelten eigene Regeln. Der § 7 UWG verbietet Telefonanrufe gegenüber Verbrauchern ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung sowie E-Mail-Werbung ohne Einwilligung.

Absatz 3 erlaubt E-Mail-Werbung unter vier gemeinsamen Voraussetzungen: Die Adresse stammt aus dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung, die Werbung betrifft eigene ähnliche Angebote und der Kunde hat nicht widersprochen. Bei Erhebung und jeder Verwendung müssen Sie auf das jederzeitige Widerspruchsrecht hinweisen, das außer Übermittlungskosten nach Basistarifen keine Kosten verursacht.