Welche Kundendaten sollte ich in der Kundenkartei wirklich speichern?

Das Wichtigste auf einen Blick

Datenerfassung: Weniger ist mehr

Für den Alltag reichen wenige Felder: Name, Kontaktmöglichkeiten und Angaben zum Unternehmen. Dazu kommen Vertriebsdaten wie Rechnungen, Liefer- und Bestellscheine und Angebote. Notieren Sie auch Zeitpunkt und Weg des Kontakts.

Was Sie nicht brauchen, lassen Sie weg. Private Vorlieben oder Geburtsdaten lohnen nur bei konkretem Anlass. Sonst wächst die Kartei ohne Nutzen. Vor allem Kontakthistorie, Bestellnummern und Angebote machen den Unterschied.

Legen Sie fest, wer neue Kontakte einträgt und wie oft Adressen geprüft werden. Rückläufer und Korrekturen gehören in die Kartei, nicht in eine separate Notiz.

Pflichtfelder und freiwillige Felder

Datenschutz: Rechtsgrundlage und Löschkonzept

Personenbezogene Daten dürfen Sie nur mit Rechtsgrundlage verarbeiten. Art. 6 Absatz 1 DSGVO nennt unter anderem Einwilligung, Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse. Für Werbung genügt der bloße Hinweis auf ein Interesse nicht: Nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f muss die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich sein. Die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dürfen nicht überwiegen.

Bei Werbung gilt zusätzlich das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO.

Dafür brauchen Sie ein Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO: Entfällt der Zweck, sind nicht mehr benötigte Daten grundsätzlich zu löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Rechtsverteidigung können entgegenstehen. Prüfen Sie bei Löschanfragen diese Voraussetzungen; ein Antrag allein hebt Aufbewahrungspflichten nicht auf.

Beispiel für einen dokumentierten Eintrag: Zweck Rechnungsstellung; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO; Quelle Bestellung; Löschfrist nach Tabelle unten.

Kurze Prüfliste Datenschutz

Anlässe für Kontakt aus der Historie ableiten

Ihre Kartei entfaltet Wirkung erst durch Anlässe. Die Auftragshistorie zeigt, was ein Kunde wann gekauft hat. Daraus entstehen Folgeangebote, Erinnerungen oder ein Check nach der Ausführung.

Wichtig ist der Anlass, nicht die Menge: besser wenige Kontakte mit klarem Bezug zum letzten Auftrag. Personalisierte Angebote auf Basis vorheriger Käufe sind ein typisches Beispiel.

Typische Kontaktanlässe

Werkzeuge: Buchhaltung mit CRM-Funktion als Beispiel

Oft reicht eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Kontaktverwaltung. sevdesk nennt Kundendaten verwalten und pflegen (CRM-Funktion).

Beispiel sevdesk: unbegrenzte Kontakte im kostenlosen Tarif, 0 Euro, 3 E-Rechnungen pro Monat. Weitere Nutzer mit definierten Zugriffsrechten kosten 5,90 Euro pro Monat.

Unabhängig vom Werkzeug gelten dieselben Prüffragen: Wie viele Mitarbeiter nutzen es, passt es zum Geschäftsmodell, brauchen Sie mobilen Zugriff und eine Buchhaltungs- oder ERP-Verbindung? Eine Standardlösung ohne aufwändige Anpassungen ist meist für KMU geeignet.

Vor der Anschaffung prüfen: Kann das System getrennte Einwilligungen je Kanal, Widersprüche und ein Löschkonzept abbilden?

Kundenkartei im Betrieb: Papier oder Software

Auf Papier funktioniert eine Kundenkartei, solange nur eine Person sie führt. Sobald mehrere Mitarbeiter Auskunft geben, entstehen Lücken. Fällt der Wissensträger aus, ist das Kundenwissen weg.

Ein zentrales System bietet Suche, Filter und Rechteverwaltung. Sie finden schnell Namen, Bestellnummern oder Adressen. Vertrauliche Informationen lassen sich für einzelne Personen sperren. Rechnungen, Lieferscheine und Angebote hängen direkt am Kontakt.

Trennen Sie aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten von der Werbeliste. Ein Werbewiderspruch stoppt nach Art. 21 DSGVO die Direktwerbung, auch wenn Rechnungen weiterhin gespeichert werden müssen. Markieren Sie beides getrennt, damit eine spätere Datenübernahme die Werbesperre nicht überschreibt.

Häufige Fragen

Welche Kundendaten darf ich speichern?

Speichern dürfen Sie Daten mit konkretem Zweck, etwa Name, Kontaktweg, Auftrags- und Rechnungsdaten. Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, dokumentiert mit Quelle und Zweck.

Wie lange darf ich Kundendaten behalten?

Solange der Zweck besteht oder Sie die Daten für eine Rechtsverteidigung brauchen, danach löschen. Die Fristen stehen in § 147 Absatz 3 AO.

Wann darf ich Kunden ohne Einwilligung ansprechen?

Für Werbung per E-Mail und Telefon gelten eigene Regeln. Der § 7 UWG verbietet Telefonanrufe gegenüber Verbrauchern ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung sowie E-Mail-Werbung ohne Einwilligung.

Absatz 3 erlaubt E-Mail-Werbung unter vier gemeinsamen Voraussetzungen: Die Adresse stammt aus dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung, die Werbung betrifft eigene ähnliche Angebote und der Kunde hat nicht widersprochen. Bei Erhebung und jeder Verwendung müssen Sie auf das jederzeitige Widerspruchsrecht hinweisen, das außer Übermittlungskosten nach Basistarifen keine Kosten verursacht.