Welche Büroausstattung ist im kleinen Betrieb notwendig und welche überflüssig?

Das Wichtigste auf einen Blick

Grundausstattung: das Minimum für arbeitsfähige Plätze

Zum Arbeitsplatz gehören in der Regel Tisch, Bürostuhl, Bildschirm, Tastatur, Maus und eine ausreichende Beleuchtung. Dazu kommen Netzwerkdose oder WLAN sowie eine Steckdosenleiste mit Überspannungsschutz.

Ein abschließbarer Schrank ist sinnvoll, weil aufbewahrungspflichtige Belege über Jahre geordnet vorliegen müssen. Nach § 257 HGB in der geltenden Fassung, Stand 2025, gilt für Kaufleute: Handelsbücher zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene Handelsbriefe sechs Jahre. Ob ein eigener Drucker nötig ist, hängt vom Druckvolumen ab.

Überflüssig sind dagegen Zweitgeräte für Notfälle, dekorative Möbel ohne Verstellmöglichkeit und ein Besprechungsraum, der nur selten genutzt wird. Ebenso verzichtbar sind ein eigener Server im Kleinbetrieb, wenn Cloud-Dienste genügen, sowie Spezialsoftware ohne konkreten Anwendungsfall.

Prüfen Sie vor jeder Anschaffung, ob die Aufgabe auch mit der vorhandenen Ausstattung gelöst werden kann. Als Faustregel gilt: Was seltener als einmal pro Woche gebraucht wird, lässt sich oft teilen, mieten oder gebraucht kaufen.

Die IHK Chemnitz rät, kritisch zu prüfen, ob neue Waren und Materialien angeschafft werden müssen oder ob noch ausreichend Lagerbestände vorhanden sind, und verweist auf Finanzierungsoptionen für Neuanschaffungen wie Leasing statt Kauf.

Ergonomie: Vorgaben, die Sie kennen sollten

Für Bildschirmarbeitsplätze gilt die Arbeitsstättenverordnung. Sie verlangt, ergonomische Anforderungen zu berücksichtigen, und regelt Einzelheiten für Bildschirmarbeit in Anhang Nummer 6. Bei der Gefährdungsbeurteilung sind die Belastungen der Augen besonders zu prüfen, wie der Volltext der Verordnung zeigt.

Anhang Nummer 6.1 verlangt, die Grundsätze der Ergonomie anzuwenden und ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen vorzusehen. Konkrete Maße für Tisch und Stuhl nennt die Verordnung nicht.

Orientierung geben die Normen DIN EN 527 für Tische und DIN EN 1335 für Bürostühle. Typische Mindestmaße sind 80 cm Tischtiefe und 65 bis 85 cm Tischhöhe. Für Stühle gelten 42 bis 53 cm Sitzhöhe und 38 bis 42 cm Sitztiefe.

Auf Wunsch muss der Arbeitgeber eine Fußstütze und einen Manuskripthalter bereitstellen, wenn eine ergonomisch günstige Arbeitshaltung sonst nicht erreichbar ist. Die Gefährdungsbeurteilung führen Sie fachkundig durch und dokumentieren sie vor Aufnahme der Tätigkeit.

Typische Preisspannen statt Beispielrechnung

Die folgenden Spannen sind typische Orientierungswerte, keine erhobenen Marktpreise. Sie hängen von Ausstattung, Anbieter und Einkaufsmenge ab.

Eigene Angebote und Mengenrabatte verschieben die tatsächlichen Kosten. Eine Gesamtsumme lässt sich daraus nicht seriös ableiten.

Kauf, Miete oder Förderkredit

Nicht jede Position muss gekauft werden. Mietmodelle für IT-Geräte und Möbel verteilen die Kosten auf monatliche Raten und halten das Kapital im Betrieb. Dafür zahlen Sie über die Laufzeit meist mehr als beim Direktkauf.

Kleinere Betriebe mit knapper Liquidität können Investitionen auch über Förderkredite finanzieren. Die KfW nennt für den ERP-Förderkredit KMU (Nr. 365, 366) unter anderem Einrichtungsgegenstände, Betriebs- und Geschäftsausstattung sowie Software als förderfähige Investitionen. Nach den Konditionen des ERP-Förderkredits KMU lassen sich Anschaffungen, laufende Kosten sowie Material- und Warenlager zu 100 Prozent finanzieren.

Den Antrag stellen Sie nicht direkt bei der KfW, sondern über eine Bank oder Sparkasse, und zwar vor Beginn des Vorhabens. Maßgeblich bleiben die Merkblätter zum Programm, weil sich Konditionen ändern können.

Prüfliste vor der Anschaffung

Wer diese Punkte prüft, vermeidet Fehlkäufe. Priorisieren Sie nach Nutzungshäufigkeit und vergleichen Sie vor der Bestellung mehrere Angebote.

Häufige Fragen