Welche Büroausstattung ist im kleinen Betrieb notwendig und welche überflüssig?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fixe Kosten wie Gewerbemiete, Telefon und Internet fallen auch dann an, wenn nichts verkauft wird.
• Verdeckte Kostenpunkte wie Büro-, Beratungs- und Mitgliedskosten lassen sich über Gespräche mit Anbietern senken.
• Vor jeder Anschaffung prüfen, ob Lagerbestand oder vorhandene Ausstattung ausreichen.
• Der ERP-Förderkredit KMU der KfW zählt Einrichtungsgegenstände und Betriebs- und Geschäftsausstattung zum förderfähigen Investitionsbedarf.

Grundausstattung: das Minimum für arbeitsfähige Plätze

Zum Arbeitsplatz gehören in der Regel Tisch, Bürostuhl, Bildschirm, Tastatur, Maus und eine ausreichende Beleuchtung. Dazu kommen Netzwerkdose oder WLAN sowie eine Steckdosenleiste mit Überspannungsschutz.

Ein abschließbarer Schrank ist sinnvoll, weil aufbewahrungspflichtige Belege über Jahre geordnet vorliegen müssen. Nach § 257 HGB gilt für Kaufleute: Handelsbücher zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene Handelsbriefe sechs Jahre. Ob ein eigener Drucker nötig ist, hängt vom Druckvolumen ab.

Überflüssig sind dagegen Zweitgeräte für Notfälle, dekorative Möbel ohne Verstellmöglichkeit und ein Besprechungsraum, der nur selten genutzt wird. Prüfen Sie vor jeder Anschaffung, ob die Aufgabe auch mit der vorhandenen Ausstattung gelöst werden kann. Die IHK Chemnitz rät, kritisch zu prüfen, ob neue Waren und Materialien angeschafft werden müssen oder ob noch ausreichend Lagerbestände vorhanden sind, und verweist auf Finanzierungsoptionen für Neuanschaffungen wie Leasing statt Kauf.

Ergonomie: Vorgaben, die Sie kennen sollten

Für Bildschirmarbeitsplätze gilt die Arbeitsstättenverordnung. Sie verlangt, ergonomische Anforderungen zu berücksichtigen, und regelt Einzelheiten für Bildschirmarbeit in Anhang Nummer 6. Bei der Gefährdungsbeurteilung sind die Belastungen der Augen besonders zu prüfen, wie der Volltext der Verordnung zeigt.

Anhang Nummer 6.1 verlangt, die Grundsätze der Ergonomie anzuwenden und ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen vorzusehen. Konkrete Maße für Tisch und Stuhl nennt die Verordnung nicht.

Auf Wunsch muss der Arbeitgeber eine Fußstütze und einen Manuskripthalter bereitstellen, wenn eine ergonomisch günstige Arbeitshaltung sonst nicht erreichbar ist. Die Gefährdungsbeurteilung führen Sie fachkundig durch und dokumentieren sie vor Aufnahme der Tätigkeit.

Beispielrechnung: Büro mit fünf Personen

Die folgende Rechnung ist bewusst erfunden und arbeitet mit selbst gesetzten Annahmen statt mit erhobenen Marktpreisen. Für die eigene Planung ersetzen Sie diese Annahmen durch konkrete Angebote.

Position	Menge	angenommener Preis je Stück	Summe
Schreibtisch, höhenverstellbar	5	600 Euro	3.000 Euro
Bürostuhl, ergonomisch	5	300 Euro	1.500 Euro
Bildschirm, Tastatur, Maus	5	250 Euro	1.250 Euro
Schrank und Ablage	5	200 Euro	1.000 Euro
Drucker und Netzwerk	1 Set	800 Euro	800 Euro

Die Summe der fünf Positionen ergibt 7.550 Euro netto. Mit angenommenen 1.500 Euro für Beleuchtung, Leitungen und Montage landen Sie bei rund 9.050 Euro. Eigene Angebotspreise verschieben das Ergebnis entsprechend.

Kauf, Miete oder Förderkredit

Nicht jede Position muss gekauft werden. Mietmodelle für IT-Geräte und Möbel verteilen die Kosten auf monatliche Raten und halten das Kapital im Betrieb. Dafür zahlen Sie über die Laufzeit meist mehr als beim Direktkauf.

Kleinere Betriebe mit knapper Liquidität können Investitionen auch über Förderkredite finanzieren. Die KfW nennt für den ERP-Förderkredit KMU (Nr. 365, 366) unter anderem Einrichtungsgegenstände, Betriebs- und Geschäftsausstattung sowie Software als förderfähige Investitionen. Nach den Konditionen des ERP-Förderkredits KMU lassen sich Anschaffungen, laufende Kosten sowie Material- und Warenlager zu 100 Prozent finanzieren. Die KfW empfiehlt dennoch, eigene Mittel einzusetzen, weil dies die Bonitätseinstufung verbessert und den Zinssatz günstig beeinflussen kann.

Den Antrag stellen Sie nicht direkt bei der KfW, sondern über eine Bank oder Sparkasse, und zwar vor Beginn des Vorhabens. Ohne Risikoübernahme (365) reicht der Kreditbetrag bis maximal 25 Mio. Euro. Mit Risikoübernahme (366) gilt der Höchstbetrag von 25 Mio. Euro für Investitionen, Übernahme und Beteiligung, für Betriebsmittel sowie Material- und Warenlager dagegen maximal 7,5 Mio. Euro.

Bei Investitionen reicht die Laufzeit bis 20 Jahre, mit bis zu 3 Jahren ohne Tilgung; Betriebsmittel laufen höchstens 5 Jahre. Den individuellen Zinssatz ermittelt die Bank anhand von Standort, wirtschaftlichen Verhältnissen und Sicherheiten. Maßgeblich bleiben die Merkblätter zum Programm, weil sich Konditionen ändern können.

Prüfliste vor der Anschaffung

• Bedarf: Wird das Gerät wöchentlich oder nur selten gebraucht?
• Bestand: Lässt sich die Aufgabe mit vorhandener Ausstattung oder Lagerware lösen?
• Einordnung: Handelt es sich um fixe Kosten wie Miete oder Telefon und Internet?
• Laufzeit: Wie lange soll die Anschaffung genutzt werden?
• Finanzierung: Kauf, Miete oder Förderkredit nach Prüfung der Optionen?

Wer diese Punkte prüft, vermeidet Fehlkäufe. Priorisieren Sie nach Nutzungshäufigkeit und vergleichen Sie vor der Bestellung mehrere Angebote.

Häufige Fragen

Welche Büroausstattung ist für kleine Betriebe nötig? Ein Arbeitsplatz braucht in der Regel Tisch, Stuhl, Bildschirm, Beleuchtung und Netzwerk. Für Bildschirmarbeitsplätze gilt die Arbeitsstättenverordnung, die ergonomische Anforderungen und ergänzende Maßnahmen in Anhang Nummer 6 regelt.

Lohnt sich Miete statt Kauf? Miete senkt die Anfangsinvestition und schont die Liquidität. Über die gesamte Laufzeit ist sie meist teurer als der Kauf, daher lohnt sie vor allem bei kurzer Nutzungsdauer.

Kann ich Büroausstattung fördern lassen? Ja, die KfW nennt Einrichtungsgegenstände, Betriebs- und Geschäftsausstattung und Software als förderfähige Investitionen im ERP-Förderkredit KMU. Der Antrag wird bei einer Bank gestellt, nicht direkt bei der KfW.